System ERP dla e-commerce – producent prawdę Ci powie

16.06.2021

Prowadzisz sprzedaż online? Nieważne czy robisz to bo zmusiły Cię do tego obecne czasy czy od dawna promujesz swoje produkty w sieci. Dowiedz się jak przygotować swój e-sklep na rozszerzone kanały sprzedaży i niezależnie od koniunktury wzrastać o co najmniej 12% rocznie. Nauczymy Cię skąd biorą się problemy w komunikacji z zewnętrznymi platformami sprzedażowymi i jak temu zaradzić dzięki integracji z systemem ERP.

Startujesz z e-commerce? Już teraz pomyśl o 10 latach do przodu

PwC przeprowadziło analizę z której wynika, że w 2026 wartość brutto polskiego rynku handlu e-commerce będzie na poziomie 162 mld zł. Oznacza to średnioroczny wzrost o 12%. Pandemia sprawiła, że transformacja cyfrowa nabrała tempa i jeszcze bardziej przyspiesza, dlatego im szybciej zaplanujesz procesy w firmie, tym lepiej. Na początek zastanów się czy za kilka lat nie będziesz sprzedawać produktów za granicą? Cross-border to bardzo popularny trend, który daje jeszcze bardziej o sobie znać, od kiedy e-sklepy integrują się marketplace’ami. Amazon wszedł na Polski rynek więc jest kwestią czasu kiedy polskie sklepy zaczną ze sobą rywalizować o pozycje. Amazon oferuje przedsiębiorcom wiele usług: Prime czy darmowe dostawy produktów. Na pewno nie jest łatwo osiągnąć wysoką pozycję w tym zagranicznym marketplace z uwagi na duże wymagania.

Przemysław Strzałka, właściciel sklepu AGD-Master, od lat prowadzi sprzedaż w marketplace’ach i dzieli się wiedzą. Radzi:

„Zanim skorzystacie z zagranicznych marketplace’ów, dobrze je poznajcie, sprawdźcie regulaminy sprawdźcie czego wymagają,
na pewno Wam się to opłaci już na samym początku.”

Temat e-commerce jest mocno omawiany w darmowym webinarium o Omnichannel 

Zarządzanie kanałami sprzedaży – kiedy dane z e-platformy to za mało?

W idealnym świecie start sklepu internetowego poprzedzają działania, takie jak: analiza konkurencji, sprawdzenie zapotrzebowania rynku, planowanie procesów sprzedażowych itd. W realu często zaczynamy sprzedaż bardzo dynamicznie i nie do końca w przemyślany i strategiczny sposób. Na początku warto skupić się na procesach jakie mają zachodzić między platformą sprzedażową a kanałami zewnętrznymi. Warto wziąć pod uwagę ilość danych jakie gromadzimy w różnych miejscach.

Najczęściej właściciel e-sklepu ma problem z kartoteką Klienta czy inaczej mówiąc jego profilem. Wszystkie informacje dotyczące zamówień powinny być zebrane w tym miejscu, łącznie z kosztami jakie ponosił i produktami jakie kupił. Dlaczego to takie ważne? Bo kiedy planujesz działania marketingowe i zastanawiasz się w co zainwestować ciężko zarobione pieniądze, musisz mieć komplet informacji o tym skąd Twój Klient dowiedział się o produkcie i co spowodowało, że zdecydował się na zakup.

Same dane o fakturach i zamówieniach nie są wystarczające. Jednak jeśli już wiesz, że Klient z reklamy na Facebooku wszedł na stronę i oglądał produkt przez 5 minut, a następnie przeglądał inne kategorie a ręcznie wyszukał nazwę i kliknął „Kup to” – jest różnica, prawda? Możesz mieć to wszystko jeżeli połączyć narzędzia marketingowe i CRM. Warto śledzić działania w obszarze sklepu i poza nim, wtedy zaoszczędzisz na środkach przekazu, które nie działają.

CRM i narzędzia analityczne nie wystarczają ?

Wchodzimy na dużo wyższy poziom zaawansowanej sprzedaży. Zakładam, że masz już sklep, znasz profil Klienta i jego preferencje zakupowe, ale chcesz rozszerzyć sprzedaż na inne kanały. Problem w tym, że Baselinker nie wyrabia i wszystkie informacje gubią się po drodze. Scenariusze sprzedażowe się mnożą a ręczna praca przy backoffice sprawia że błędy również. Dopóki sprzedaż była jednokanałowa, nie było problemu.

W wielu systemach e-commerce miejscem do zarządzania kartoteką Klienta jest platforma sprzedażowa. Gorzej jeżeli ktoś pomyli nazwę produktu, symbol SKU itp. Dlatego ręczna praca nad backoffice nie jest dobrym pomysłem. Powinien to spiąć jeden system – tzw. Master Data Source. Najlepiej jak będzie to system klasy ERP, który scali procesy, scenariusze sprzedażowe, backoffice i wszystkie dane w jednym miejscu. Oczywiście jeżeli nasza sprzedaż sprowadza się tylko do jednego kanału, który obsługuje Baselinker, to zupełnie wystarczy.

Ważne żeby nasza platforma nie była blokerem w podboju rynku. Kiedy jest problem z rozróżnieniem produktów, trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie gdzie mamy główne źródło danych: w e-sklepie, CRM czy w innym Order Management System? Jeśli mamy problem z rozróżnieniem produktów, to znak że trzeba wdrożyć nowe rozwiązanie i przemyśleć proces na nowo.

Dlatego przy rozszerzeniu kanałów sprzedaży, tak ważne jest aby odpowiedzieć sobie na pytanie: jakie jest główne źródło danych (Master Data Source), bo to będzie rzutować na dalsze procesy. Klient oczekuje od nas informacji o cenie, produkcie i terminie jego dostępności. Zadaniem systemu jest dostarczenie tych informacji do kanału sprzedaży, żebyśmy z powrotem mogli przyjąć zamówienie. System ERP ostatecznie zarządza rezerwacją towarów, zamówieniami, reklamacjami i zwrotami, integracją z bankami, drop shippingiem i analityką. Ten ostatni element jest szalenie istotny. Operacyjne działanie jest możliwe tylko dzięki dobrym modułom analitycznym takim jak Business Intelligence.

Jak wygląda wymiana danych pomiędzy systemami czyli komunikacja ERP z e-platformą?

Firma posiada dane na temat produktów, które powinny synchronizować się w obu kierunkach: pomiędzy e-sklepem a ERP. Jednak źródło danych powinno być jedno czyli Master Data Source. Dlaczego? Ponieważ różni ludzie obsługują naszą platformę, zdarzają się błędy przy ręcznym wpisywaniu danych np. SKU produktu. Parametry logistyczne uzupełnia logistyk, żeby towar zmieścił się na magazynie. Może zdarzyć się sytuacja że przy edycji różnych cech produktu pojawią się błędy.

Nawet jeśli wdrożenie takiego rozwiązania będzie wymagało customizacji produktu, lepiej to zrobić niż łączyć systemy w obu kierunkach. Wówczas jeśli błąd pojawi się po jednej stronie, będziemy w stanie odkryć źródło problemu. Jeżeli wszystkie zmiany będą zachodzić w obu kierunkach, nie znajdziemy źródła błędu.

Czas na system ERP – od kogo go kupić a kogo obejść szerokim łukiem?

Jeśli odrobisz lekcje i zbierzesz najważniejsze informacje, jesteś na wygranej pozycji. Wszystko zaczyna się od skali, procesów zewnętrznych, systemów ewidencyjnych i zebrania tego w harmonijną całość. Najpierw odpowiedz sobie na pytanie czy jesteś w stanie zrobić szkic procesów, narysować mapę  a następnie przypisać poszczególne funkcje do ról pracowników? To dobry punkt wyjścia.

Warto zrobić brief na co najmniej 4 strony z konkretnym opisem Twojego produktu, grupy docelowej i oczekiwaniami wobec systemu. Następnie umów się na kilka spotkań i sprawdź ile handlowcy rozmawiają o Twoim biznesie a ile o swoim produkcie. Musisz wiedzieć czego oczekujesz od systemu ERP przez najbliższe kilka lat. Niestety takie sytuacje jak epidemia Covid-19 nie ułatwia zadania. Na początku wielu przedsiębiorców było zmuszonych zmienić profil działania lub nawet zawiesić i zamknąć biznes.

Na szczęście sprzedaż online rośnie i będzie rosnąć jeszcze bardziej. Może to co przeczytasz wyda Ci się dziwne ale łatwiej zmienić platformę sprzedażową niż system ERP. Możesz się spodziewać że prędzej zaczniesz sprzedaż wielokanałową niż wdrożysz nowy system do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa.

Najważniejsze kryteria wyboru systemu ERP dla e-commerce

Wbrew pozorom wybór systemu czy decyzja o jego zakupie nie należy do najprostszych zadań. Wszystko zaczyna się od planowania procesów nawet na kilka lat do przodu. W obecnych czasach kiedy mamy do czynienia z lockdownami i innymi restrykcjami, trudno przewidzieć co będzie w trendach za kilka lat. Jednak to co jest pewne, to że cyfryzacja będzie się rozwijać coraz mocniej, a więc trzeba zakasać rękawy i przyłożyć się do odrobienia lekcji z przedsiębiorczości. Dokładne zaplanowanie procesów, narysowanie mapy i wypisanie ról jakie w tych procesach mają odgrywać Twoi współpracownicy, to już połowa sukcesu.

Co jest najważniejsze przy wyborze ERP:

  • Integracja z systemami przez API (Aplication Programming Interface) –  czyli Interfejs Programowania Aplikacji. Jeden z najbardziej istotnych elementów na jakie należy zwrócić uwagę. Jeśli system jest elastyczny to znaczy że Twój wdrożeniowiec będzie w stanie dopasować jego funkcje do Twojego biznesu. To właśnie dzięki API jest w stanie sprawić, że Twój e-sklep będzie komunikował się z systemem w 100% bezpieczny sposób.

 

  • Doświadczenie wdrożeniowców i ich dostępność – proces wdrożenia systemu ERP może potrwać od kilku miesięcy do kilku lat. Jeśli możesz liczyć na wsparcie ze strony firmy wdrożeniowej, która ma duże doświadczenie, masz szczęście. Sprawdź na stronie producenta czy posiada rozbudowaną sieć partnerską i informuje o doświadczeniu w poszczególnych obszarach.

 

  • Nie kieruj się ceną i funkcjonalnościami – najważniejsze są potrzeby Twojego biznesu i plan na rozwój produktu. Pamiętaj, że ceny ulegają zmianie, podobnie jak lista funkcjonalności. Twój biznes natomiast nie może sobie pozwolić na ciągłe zmiany dostawcy ERP. Raz wdrożony system powinien pracować na siebie latami. Dlatego wybierając producenta, kieruj się doświadczeniem firm wdrożeniowych, które mogą błyskawicznie zareagować na zmieniające się otoczenie biznesowe. Chociażby takie jak obecna sytuacja z pandemią.

Podsumowując, sprzedaż online nie należy obecnie do najłatwiejszych zadań. W morzu konkurencji trzeba prowadzić agresywną sprzedaż i działania marketingowe. Niektóre produkty nawet trzeba sprzedawać bez marży albo na tym tracąc, bo taka polityka też jest praktykowana. Jednak jeśli chcesz mieć klarowne źródło danych i wykorzystać je do zwiększenia sprzedaży, ogranicz się do jednego systemu który wesprze wszystkie procesy. Dzięki temu będziesz mieć 100% pewność który kanał sprzedaży przynosi największe dochody. Jeżeli prowadzić sprzedaż jednokanałową, przyglądaj się rosnącym trendom i obserwuj rynek, bo nie znasz dnia ani godziny kiedy ilość zamówień wzrośnie, czego oczywiście Ci życzę.

 

Agnieszka Bednarczyk – ekspert od marketingu cyfrowego z firmy Soneta.