Jak przeprowadzić proces digitalizacji akt pracowniczych?

22.03.2021

Już od ponad 2 lat przedsiębiorcy mają możliwość prowadzenia dokumentacji kadrowej w formie cyfrowej, co pozwala na przyspieszenie obiegu informacji i odciążenie półek w działach HR. Jak wdrożyć w firmie elektroniczne akta oraz jakie narzędzia będą pomocne w digitalizacji?

Ustawa o zmianie przepisów w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, która weszła w życie 1 stycznia 2019 roku wprowadziła rewolucyjne zmiany w dokumentacji pracowniczej. Od tego czasu działy kadr oraz HR otrzymały wybór, dotyczący postaci prowadzonych archiwów: mogły dalej je prowadzić w formie tradycyjnej (papierowej) lub przenieść do systemów informatycznych, tworząc elektroniczne teczki pracowników – tzw. e-teczki. Prowadzenie cyfrowej kopii dozwolone było już wcześniej, jednak tylko na zasadzie wersji pomocniczej. Dopiero od 2019 roku cyfrowe akta uzyskały status równoważnych w stosunku do papierowych.

 

Jakie są korzyści prowadzenia e-teczek?

Niewątpliwą zaletą elektronicznej dokumentacji jest przyspieszenie procesu ich opracowywania oraz zarządzania. Przeszukiwane i wydawanie kopii pracownikom jest mniej czasochłonne. W jednym miejscu zgromadzone będą informacje o przebytych kursach, szkoleniach, certyfikatach itp., dzięki czemu kadrowi będą mogli je szybko odszukać. Z perspektywy przedsiębiorstwa e-teczki to cenna baza wiedzy o pracownikach dostępna w dowolnym momencie, np. w przypadku rekrutacji wewnętrznych i reorganizacji struktury firmy.

Ponadto, przeniesienie dokumentacji pracowniczej do postaci cyfrowej znacznie redukuje koszty jej przechowywania – szczególnie, gdy firma nie posiada wystarczającej przestrzeni biurowej na archiwizację papierowych teczek i segregatorów. Nie bez znaczenia jest także zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów, np. pod kątem zniszczenia, zgubienia, czy wycieku danych. E-teczki niwelują ryzyka, związane ze zniszczeniem dokumentacji papierowej lub dostępem przez osoby nieupoważnione.

Jednakże, by skorzystać z zalet elektronicznej dokumentacji kadrowej, przedsiębiorstwo powinno się przygotować do procesu cyfryzacji akt osobowych. Jakie narzędzia będą przydatne?

 

Cyfryzacja dokumentacji kadrowej krok po kroku

Do prowadzenia elektronicznych teczek pracowniczych niezbędne będzie odpowiednie oprogramowanie informatyczne, wspierające zarządzanie e-teczkami – np. enova365. Wybór i wdrożenie systemu, pozwalającego na obsługę kadrową w formie elektronicznej jest zatem pierwszym krokiem w procesie digitalizacji akt.

Producent oprogramowania, firma Soneta umożliwia sprawdzenie, jak działa funkcjonalność e-teczek w dostępnej na stronie internetowej wersji demonstracyjnej. Ponadto, oprogramowanie umożliwia także wdrożenie w firmie coraz popularniejszą komunikacji w postaci online na linii pracownik – dział kadr. Pulpit Pracownika enova365 pozwala na wymianę podstawowych informacji, dokumentów i decyzji w czasie rzeczywistym. Pracownik otrzymuje dostęp do swoich danych kadrowo-płacowych (również z urządzeń mobilnych), ma możliwość pobierania dokumentów oraz może składać wnioski (np. urlopowe) do swoich przełożonych.

W kolejnym kroku firma powinna przeprowadzić cyfrowe odwzorowanie akt. W tym celu konieczne będzie zeskanowanie każdego dokumentu oraz opatrzenie podpisem elektronicznym – kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność kopii cyfrowej z papierową.

Poznaj kolejne kroki cyfryzacji akt pracowniczych z bezpłatnym kompendium pt. „Cyfrowa transformacja w kadrach”, przygotowanym przez ekspertów z Soneta sp. z o.o:

  • poznaj wszystkie wymogi prawne dot. prowadzenia elektronicznej dokumentacji,
  • sprawdź, jak w praktyce zarządzać e-teczkami,
  • przeczytaj komentarze ekspertów z obszaru kadrowo-płacowego.