Elektroniczne zwolnienia lekarskie

20.03.2018

Zwolnienia lekarskie, powszechnie zwane L4 od 1 lipca 2018 odejdą w niepamięć. Elektroniczna forma druku będzie jedyną formą zwolnienia. Co to oznacza dla pracowników i pracodawców?

Od dwóch lat lekarze mają możliwość wystawiania L4 w formie elektronicznej, pod warunkiem że posiadają konto w PUE ZUS. W praktyce wielu z nich jeszcze tego nie zrobiło. Mają czas najpóźniej do czerwca 2018 roku, później druki papierowe nie będą uznawane za ważne.

Kontrola zwolnień do 7 dni

Koszt jaki ponoszą przedsiębiorcy z tytułu wypłat związanych z nieobecnością spowodowaną chorobą, wynosi 5,5 miliarda złotych. Ponad 860 tysięcy złotych rocznie stanowią zwolnienia do 7 dni. Skala nadużyć w pewnym stopniu wynika też z tego, że pracownicy mają obowiązek dostarczenia zwolnienia do 7 dni, o ile zostało wystawione na na dłuży okres niż 7 dni. L4 wystawione np. na 2 dni nie jest objęte kontrolą. Zatem ryzyko, że pracodawcy stracą środki pieniężne jest mniejsze.

Dla pracodawców e-zwolnienia oznaczać będą też zmniejszenie papierowej dokumentacji i przyśpieszenie procesu naliczania płac w przypadku zwolnień. Nowoczesne systemy ERP już od pewnego czasu skutecznie obsługują tę możliwość.

Czy Twój system obsługuje e-zwolnienia?

Dobrym przykładem jest moduł do Kadr i Płac w systemie enova365. Pozwala w kilku prostych krokach wczytać dane o nieobecności i zaimportować je np. z pliku csv z platformy PUE.

Po pobraniu e-zwolnień z platformy PUE, w celu wczytania nieobecności do programu enova365, należy na liście Kadry i płace/Kadry/Pracownicy wybrać Czynności/Import nieobecności z PUE.

Następnie należy wskazać zapisany na dysku plik do zaimportowania z ZUS ZLA w formacie .csv poprzez przycisk Przeglądaj

  • W dodatkowym oknie pojawi się informacja o nieobecnościach z importowanego pliku, gdzie będą podane informacje:
    • Pracownik - Imię i Nazwisko oraz Kod
    • Nieobecność - nazwa nieobecności
    • Przyczyna
    • Okres

Po wczytaniu nieobecności z PUE, na nieobecności pojawi się zakładka Informacja z PUE, z informacjami:

  • Data importu - data zaczytania pliku do enova365
  • Numer wersji - format i numer struktury pliku do importu nadany przez producenta enova365
  • Dane źródłowe - dane o nieobecności pobrane z pliku

Warto zadbać o wygodę pracowników i bezpieczeństwo danych. Demo modułu jest dostępne bezpłatnie.

Uproszczenie dla pracowników

Chorzy pracownicy podczas opieki nad dzieckiem albo innej sytuacji, nie muszą jechać osobiście do siedziby firmy. Po tym jak lekarz wystawi e-zwolnienie nie musisz go osobiście dostarczać pracodawcy (jeśli jesteś pracownikiem) albo ZUS (np. prowadzisz działalność gospodarczą). E-zwolnienie będzie przesłane na profil PUE płatnika i do systemu ZUS.

Nie będzie więc już ryzyka obniżenia wypłaty z powodu opóźnień w dostarczeniu druku.
Uwaga:
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą albo występujesz o zasiłek chorobowy za okres po ustaniu zatrudnienia, to, pomimo że e-ZLA trafi do ZUS automatycznie, należy złożyć w ZUS wniosek o zasiłek. Można to zrobić osobiście lub elektronicznie, przez profil PUE.

System ERP dla Kadr i Płac automatyzuje procesy i eliminuje błędy

Istnieje wiele powodów dla których warto wdrożyć system ERP w firmie i wbrew powszechnej opinii nie jest to rozwiązanie generujące koszty. Jeżeli weźmiemy pod uwagę jakie procesy możemy usprawnić, już w samym obszarze kadr i płac przykładem sa e-zwolnienia, a to zaledwie mały procent funkcjonalności.

Poniżej lista benefitów jakie może dać wprowadzenie samego modułu Kadr i Płac:

  • usprawnienie procesów zarządzania działu HR,
  • oszczędność czasu działu HR,
  • szybki i intuicyjny dostęp do pełnej informacji o pracowniku,
  • gwarancja zgodności z wymogami ustawowymi,
  • automatyzacja procesów,
  • zmniejszenie ryzyka pomyłek,
  • wydajność systemu

Dowiedz się więcej na stronie enova.pl