Aplikacje mobilne w HR – potrzeba współczesnego biznesu

18.09.2018

Czy zdarzyło ci się kiedyś, że musiałeś dobijać się do działu kadr, aby sprawdzić swój  bieżący limit urlopowy lub prześledzić swój czas pracy, obliczyć ilość nadgodzin? Czy nie łatwiej byłoby, gdyby można było to, sprawdzić w dowolnej chwili i miejscu online, na wygodnej aplikacji i to, nawet przy pomocy smartfona?

A czy, nie byłoby wspaniale, gdyby w ten sam sposób dało się przekazać informacje o zwolnieniu chorobowym, złożyć wniosek urlopowy, czy też o delegacje, nie wspominając już o aktualizacji danych osobowych i to wszystko bez konieczności uzupełniania sterty papierowych dokumentów, a do tego wygodnie nie tylko z desktopa, ale i urządzeń mobilnych jak tablet czy smartfon? Innymi słowy, czy świat nie byłby piękniejszy, gdyby dało się to wszystko zrobić nawet, gdy przebywamy poza biurem, a pod ręką mamy jedynie smartfon?

Jak czytamy na mobirank.pl liczba internautów na świecie w 2018r. to już 4,021 mld osób. Średni roczny wzrost to ok. 7 proc.
Do tego liczba użytkowników smartfonów i iPhonów w 2018r. wzrosła już o ok. 4 proc. i wynosi 5, 135 mld. osób posiadających tego typu urządzenia w skali światowej.

W Polsce, jak pokazuje raport „Polska.Jest.Mobi 2018” liczba obywateli posiadających w gospodarstwach domowych ilość tabletów ogólnie spadła o ok. 10% w 2017r. w stosunku do roku poprzedniego, ale… ilość smartfonów stale wykazuje tendencje wzrostową. W 2017r. posiadało je 64% naszych rodaków. Przy czym jak wskazuje raport „Mobile Advertising Forecasts” agencji mediowej Zenith z 2017r. ilość posiadaczy smartfonów w Polsce w 2018r. będzie wynosić już ok. 66%.

Warto zwrócić uwagę także na to, że z roku na rok zwiększa się udział smartfonów i tabletów w kontekście czasu spędzanego na urządzeniach podpiętych do sieci Internet. Jednym z powodów może być to, że tego typu urządzenia wykorzystywane są nie tylko do prywatnej aktywności, ale i w pracy. Współczesne pokolenia tzw. Mileniasi, czy pokolenia X i Y dążą do wygody i często mają bardzo wysokie oczekiwania. Sprawnie poruszają się w Internecie i tam też w pierwszej kolejności szukają informacji. Do tego dochodzi kwestia życia w bardzo szybkim tempie, delegacje służbowe i potrzeba dążenia do optymalizacji czasu pracy.

Dla firm z branży IT oznacza to konieczność optymalizacji witryn i pulpitów aplikacji pod kątem urządzeń mobilnych. Zdecydowanie muszą one być przede wszystkim wygodne i intuicyjne z punktu widzenia użytkownika. Potwierdzenie tego odnajdujemy chociażby w zestawieniu danych statystycznych na mediarun.com. Wynika z nich mianowicie że, aż 57% użytkowników stwierdza, iż nie ma możliwości, aby poleciły firmę, której witryna mobilna jest źle zaprojektowana. Z analogiczną sytuacją wydaje się, że mamy do czynienia w przypadku aplikacji. Jak czytamy w zestawieniu statystyk na selectivv.com przeciętny użytkownik ok. 80% czasu spędza na korzystaniu z zainstalowanych na swoim smartfonie aplikacji. Przy czym na ogół posiada tylko ok. 5 ulubionych, a „ulubionych” najczęściej oznacza takich, które są wygodne i pozwalają w łatwy sposób realizować nasze potrzeby, a tym samym spełniają oczekiwania użytkownika.

W sektorach bankowym i e-commerce wyścig w obszarze optymalizacji aplikacji mobilnych pod kątem użytkownika trwa już od lat.
W obszarze HR tego typu optymalizacje także wydają się już koniecznością, zwłaszcza, że współczesny rynek w wielu branżach cechuje to, że stał się rynkiem pracowniczym. Optymalizacje w obszarze tzw. pulpitu pracowniczego istotne są zarówno pod kątem pracownika szeregowego, jak i managerów niższego i wyższego szczebla. Dlaczego?

Nie zawsze mamy czas by załatwić wszystko siedząc za biurkiem w pracy. Wiele kwestii chcielibyśmy móc wykonać w wygodnym dla nas czasie, wracając z pracy, wieczorem, czy też w podróży służbowej.

Jedną z bolączek bywa kwestia usprawnienia procesu obiegu dokumentów i procesów kadrowo – płacowych. Skomplikowane procedury i rozbudowana papierologia często odstraszają. Teraz jednak wiemy, że tego typu kwestie odchodzą do lamusa. Aplikacje kadrowo - płacowe takie jak np. enova 365 umożliwiają w łatwy i intuicyjny sposób, zarządzać czasem pracy, także z urządzeń mobilnych. Wydaje się to być niemożliwe, a jednak.

Projektując mobilne aplikacje kadrowo - płacowe, firmy z branży IT nauczyły się już, że muszą dużą uwagę przykładać nie tylko do funkcjonalności aplikacji, ale i wygody użytkownika podczas jej obsługi. Aplikacje HR’owe za pomocą kilku prostych kliknięć muszą pozwolić na wykonanie nawet bardzo skomplikowanych operacji. Oznacza to, że już dziś możemy sięgnąć po rozwiązania, jak wymienione powyżej system enova i usprawnić procesy wewnątrz firmy. Tym samym zoptymalizować czas pracy naszych pracowników i kadry managerskiej. Oczywiście, co za tym idzie, podnieść poziom zadowolenia wewnątrz zespołów. Teraz już bowiem z poziomu urządzenia mobilnego można szybko i wygodnie:

  • sprawdzać dostępny limit urlopowy;
  • składać wnioski urlopowe i o delegacje, które przekazywane są w obiegu dokumentów do kierownika, czy też w ramach szerszej ścieżki akceptacji, w zależności od procedur obowiązujących w firmie;
  • przeglądać dane dotyczące czasu pracy i nadgodzin;
  • sprawdzić datę ważności badań lekarskich oraz szkoleń BHP;
  • przeglądać kwoty wynagrodzeń (w zależności od nadanych uprawnień swoje, lub swoje i swoich podwładnych);
  • śledzić etap przetwarzania dokumentów;
  • drukować raporty kadrowe, paski wypłaty i roczną kartę wynagrodzeń.

W dobie społeczeństwa informacyjnego, nie da się ukryć, że takie rozwiązania wydają się być już konieczne i szybko staną się standardem także w Polsce. Dla współczesnych pokoleń i współczesnego biznesu wygoda i optymalizacja czasu to, jednak podstawa, a możliwość zarządzania czasem pracy nawet z poziomu smartfona jest odpowiedzią na potrzeby biznesu.

autor: dr Ewelina Jurczak