Jak prowadzić skuteczną windykację?

14.03.2017

Efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem to między innymi sposób w jaki zarządza się w nim przepływami pieniężnymi. Każdy przedsiębiorca wie, jak istotny dla planowania finansów jest dodatni bilans wpłat na firmowe konto. Niemal każdy również spotyka kontrahenta, który nie reguluje terminowo wystawianych mu faktur. W jaki sposób pracować z klientem, aby wpłaty wynikające z należności trafiały na konto firmy terminowo? Jak prowadzić samodzielnie skuteczną windykację?

Lepiej zapobiegać

Proces zarządzania należnościami rozpoczyna się zanim płatności są przeterminowane, a działania prewencyjne, mające na celu uniknięcie przekroczenia terminów spłat poszczególnych faktur istotnie zmniejszają ilość spraw windykacyjnych na dalszych etapach. Warunki płatności powinny być jasno określone przy ustalaniu warunków współpracy z kontrahentem (np. w umowie), natomiast gdy zbliża się już termin płatności poszczególnych faktur, warto kontrahentowi o tym przypomnieć w wiadomości e-mail lub SMS. Praktyka pokazuje, że pozwala to wyeliminować znaczną część spraw windykacyjnych. Kontrolowanie należności na tym etapie wspiera bieżąca i usystematyzowana informacja na temat stanu należności. Praktyczne zestawienia dokumentów to cenna wiedza dla firmy o tym, jak wygląda bieżący stan finansów.

Model procesu windykacyjnego

Niestety każdy przedsiębiorca spotyka się z nieuregulowanymi w wyznaczonym terminie należnościami. Żeby proces windykacyjny przebiegał sprawnie, warto wyznaczyć jego jasne zasady i scenariusz. Musi to być działanie odpowiednio zaplanowane i przestrzegane z konsekwencją – nie może mieć doraźnego charakteru. Ustrukturyzowany model windykacyjny będzie oparty o kolejne etapy, z których każdy powinien zamykać część toczących się spraw. Efektywny proces windykacyjny powinien opierać się na działaniach z odpowiednim nasileniem w czasie i stopniowaniu presji wywieranej na dłużnika z wykorzystaniem wielu narzędzi. Sam jego projekt będzie wynikał również z charakteru relacji z partnerem biznesowym.

Pierwszym z etapów powinna być jasna informacja do kontrahenta o tym, że minął termin płatności faktur oraz ponaglenie do wpłaty należności. Proces windykacji początkowo będzie opierał się na przesyłaniu kolejnych komunikatów do kontrahenta z informacjami o tym, że czekamy na wpłatę na konto. Tutaj wachlarz narzędzi jest spory, a ich dobór zależy tylko od zarządzającego tymże procesem i relacjami z kontrahentami – może to być kolejny sms, telefon lub e-mail. Generowanie wiadomości e-mail z dokładnym zestawieniem długów wg dat i dokumentów pomoże w rozmowie na temat uiszczenia najbardziej palących należności lub opracowaniu dogodnego dla obydwu stron systemu spłat.

Automatyzacja windykacji

W praktyce wszystkie elementy zarządzania procesem windykacyjnym mogą być dla firmy praco- i czasochłonne, dlatego przedsiębiorcy mogą tu liczyć na wsparcie oprogramowania ERP. Decydując się na przeniesienie procesu dochodzenia należności do systemu, można w dowolny sposób skonfigurować wszystkie jego etapy, z wykorzystaniem automatyzacji przepływu pracy – tzw. workflow. Odpowiednio zaplanowany i skonfigurowany proces jest oszczędnością czasu, który można przeznaczyć na prowadzenie biznesu.

W systemach dających użytkownikowi taką możliwość, jak np. enova365 automatyczne wysyłane powiadomienia sms oraz e-mail, generowanie zestawień wg poszczególnych dokumentów i kontrahentów czy przesyłanie not odsetkowych dłużnikom może zostać dopasowane do przyjętych wewnątrz firmy procedur i w efekcie znacznie przyspieszyć i usprawnić proces windykowania, co oznacza skuteczne odzyskiwanie należności i zmniejszenie liczby najbardziej przeterminowanych płatności.