Centralizacja VAT w JST – jak się przygotować?

03.11.2016

Jednym z największych wyzwań przed jakim stoją jednostki samorządu terytorialnego jest wdrożenie procesu centralizacji VAT pomiędzy JST a powołanymi jednostkami organizacyjnymi i zakładami budżetowymi.

Na podstawie wyroku Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 25 września 2015 roku oraz orzeczenia Naczelnego Sądu Administracyjnego z 26 października 2015 roku, Ministerstwo Finansów zapowiedziało obowiązek centralizacji na dzień 1 stycznia 2017 roku. W praktyce oznacza to, że samorząd oraz wszystkie podległe mu jednostki zobowiązane będą do składania jednej deklaracji VAT-7. Od momentu centralizacji, wszystkie faktury muszą być wystawiane na jednostkę samorządu terytorialnego. Dodatkowo, na takiej fakturze będzie można wskazać, której jednostki organizacyjnej będzie ona dotyczyć, aby została odpowiednio przyporządkowana.

Niezbędne jest dokonanie jak najszybszej centralizacji rozliczeń w zakresie podatku VAT w samorządach. Centralizacja ta musi objąć utworzone przez samorząd jednostki organizacyjne, przez które należy rozumieć jednostki budżetowe, zakłady budżetowe oraz urzędy gminy, starostwa powiatowe i urzędy marszałkowskie – czytamy w uzasadnieniu projektu.

Ustawodawca przewidział przejściowe zasady wyliczania proporcji oraz ewidencji sprzedaży przy pomocy kas rejestrujących. Do końca 2018 roku jednostki samorządu terytorialnego będą mogły stosować kasy fiskalne, których fiskalizacji dokonały jednostki organizacyjne.

Przygotowanie do zmian to okres wymagający podjęcia działań rozłożonych w czasie. Do najistotniejszych należy zaliczyć identyfikację czynności opodatkowanych VAT oraz przygotowanie instrukcji określającej zasady opodatkowania VAT w transakcjach jednostki samorządu terytorialnego, w podziale na transakcje realizowane przez jednostki. Istotne jest również wypracowanie nowych procedur regulujących obieg dokumentów oraz sposobu ich dostarczania do zbiorczej deklaracji VAT. Należy pamiętać, że błędne rozliczenie VAT spowoduje nałożenie kar karno-skarbowych, dlatego za niezbędne uznaje się wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przebiegiem całej procedury.

Poza wymaganiami organizacyjnymi, konieczne jest podjęcie kroków formalnych, których wdrożenie wymaga podjęcia działań rozłożonych w czasie.

Krok 1 – Wydanie zarządzenia przez organ wykonawczy JST
Krok 2 – Złożenie przez jednostki i zakłady budżetowe do urzędu skarbowego druku VAT-Z
Krok 3 – Złożenie przez JST do urzędu skarbowego aktualizacji dokumentu identyfikacyjnego NIP-2
Krok 4 – Sporządzanie aneksów umów o zmianie strony umowy oraz o doliczeniu do pobieranej ceny podatku VAT
Krok 5 – Zmiana danych identyfikacyjnych na wystawianych i otrzymywanych fakturach
Krok 6 – Prowadzenie ewidencji sprzedaży i zakupów
Krok 7 – Składanie przez jednostki i zakłady budżetowe własnej JST cząstkowych deklaracji VAT-7
Krok 8 – Złożenie przez JST do urzędu skarbowego jednej skonsolidowanej deklaracji VAT-7

Wdrożenie scentralizowanego VAT wymaga zastosowania oprogramowania, które zapewni kompleksową obsługę procesu. Podobnie jak w przypadku Jednolitego Pliku Kontrolnego, należy sprawdzić czy dotychczasowy dostawca dostosowuje system do zmian w prawie, które będzie obowiązywać od 1 stycznia 2017 roku. Jeśli takich działań nie podejmuje, należy skontaktować się z producentem przygotowanym na zmiany.

Należy pamiętać, że wdrożenie nowego oprogramowania wymaga odpowiedniego przygotowania w czasie, dlatego decyzji o zakupie systemu obsługującego Jednolity Plik Kontrolny oraz scentralizowany VAT nie można odłożyć na ostatnie tygodnie roku.