Bufor księgowań w oprogramowaniu

15.09.2016

W czasach, kiedy księgowi prowadzili księgi ręcznie w formie papierowej, zapisy księgowe, które służyły wstępnemu zaewidencjonowaniu zdarzeń były wprowadzane ołówkiem, tak aby można je było później poprawić. Dziś funkcje te w systemach informatycznych przejął bufor księgowań.

W dobie powszechnego stosowania rozwiązań informatycznych czymś naturalnym stało się oczekiwanie, aby funkcje systemów księgowych obejmowały „coś”, co pozwoli wprowadzać zapisy do ksiąg najpierw na brudno albo umożliwi równoległe prowadzenie ksiąg za dwa kolejne miesiące. Rolę tę pełni bufor. Jego ranga znacząco wzrosła z chwilą informatyzacji księgowości.

Jak działa bufor?

Czynność wprowadzania danych do systemu finansowo-księgowego (w księgach prowadzonych tradycyjnie służy temu dziennik) polega na zapisywaniu danych w określony sposób, który wchodzi w zakres sprawowania kontroli nad księgami rachunkowymi oraz dokonywanymi w nich zapisami. W szczególności może mieć formę akceptowania lub korygowania wcześniej wprowadzonych do bufora zapisów.

Komputerowe systemy finansowo-księgowe umożliwiają rozdzielenie „wprowadzenia” zapisu, przenoszącego treść źródłowego dowodu księgowego do systemu, od czynności jego „zaksięgowania” (ujęcia w księgach), to znaczy zadecydowania o sposobie zakwalifikowania danych dowodu do ujęcia w księgach. „Wprowadzenie” stanowi omawianą funkcję bufora księgowań. Zgromadzenie w buforze księgowań zakwalifikowanych do zaksięgowania w danym miesiącu zapisów (dowodów księgowych) nie może być zatem uznane za tożsame z ich ujęciem (zapisaniem) w księgach rachunkowych – I tu pojawia się kolejne pytanie: jak długo można przechowywać dowody i wynikające z nich zapisy w „buforze księgowań”? Jednostka powinna w trakcie roku, w określonym terminie umożliwiającym dotrzymanie obowiązujących terminów sprawozdań, zamykać miesiąc. Zamknięcie miesiąca polega na uniemożliwieniu dokonywania kolejnych zapisów lub korekty zapisów w danym miesiącu. Każdy miesiąc należy zatem skompletować (objąć nim wszystkie dokonane w tym miesiącu operacje) rozliczyć i zamknąć, a po wykonaniu tych czynności nie można już wprowadzać żadnych zapisów do ksiąg zamkniętego miesiąca. Moment zamknięcia miesiąca jednostka wyznacza sama. Zazwyczaj granicą jest termin rozliczenia podatku dochodowego za dany miesiąc; przypada on 20. dnia następnego miesiąca. Przyjmuje się, że jest to ostateczny termin wprowadzenia do ksiąg rachunkowych wszystkich zapisów dotyczących minionego miesiąca oraz zamknięcia tego miesiąca. Oczywiście kierownik jednostki może czas zamknięcia wyznaczyć wcześniej np. do 10. lub 15. dnia następnego miesiąca. Jest to zarazem odpowiedź na pytanie jak długo można przechowywać zapisy w buforze księgowań – do dnia zamknięcia miesiąca (roku).

W tym zakresie programy księgowe podążają za tą, ukształtowaną praktyką księgową zasadą. Programy te posiadają szereg funkcji stosowanych przy zamknięciu ksiąg, w tym mechanizmy przypominające, że należy zamknąć miesiąc oraz kontrolujące czy wszystkie zapisy z bufora księgowań zostały ujęte, w postaci zapisów w dzienniku na „czysto”. Niemniej to księgowy inicjuje czynność przeniesienia zapisów z bufora księgowań do dziennika; nie czyni tego automatycznie aplikacja informatyczna. Oczywiście programy zawierają rozwiązania, które „dyscyplinują” zamykanie miesiąca przez użytkownika; np. jeżeli nie zamkniesz dwóch miesięcy pod rząd, to w trzecim nie będziesz mógł wprowadzać danych, albo jeżeli zapisy znajdują się w buforze księgowań, to wszystkie zestawienia, wydruki posiadają informację, że obliczenia uwzględniają zapisy przechowywane w buforze (a więc nieujęte w księgach). Warto dodać, że uor nie zawiera definicji „zamknięcia miesiąca”, choć odnosi się do tego pojęcia pośrednio: w przepisie art. 25 ust. 1 pkt 1 uor – wykluczającym możliwość dokonywania poprawek w księgach rachunkowych „po zamknięciu miesiąca” oraz w przepisie art. 25 ust. 2 uor – nakazującym w razie ujawnienia błędów po zamknięciu miesiąca lub w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera dokonania korekty poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korektę błędnych zapisów (tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi).

W praktyce to księgowi decydują, kiedy zamykają księgi. A to zależy od specyfiki branży, wielkości firmy, organizacji obiegu dokumentów i pracy, a także od osobowości księgowego. Zarówno programy księgowe, jak i przepisy prawa gospodarczego wyznaczają tylko ramy działania. Odpowiedzialność za rzetelność, w tym kompletność i poprawność ksiąg ponosi kierownik jednostki, w imieniu którego księgowy je prowadzi; on decyduje o tym, jak tę rzetelność zapewnić.

Bufor księgowań to narzędzie, które dobrze zagospodarowane przez użytkownika jest mu bardzo pomocne i przydatne. Jeżeli jednak będzie wykorzystywane do rejestracji operacji z intencją, że to „jeszcze można poprawić”, to może spowodować chaos w zapisach księgowych, a co za tym idzie liczne korekty, luki w numeracji dokumentów, a nawet podwójną pracę dla księgowego. Warto o tym pamiętać, przy rozpoczynaniu pracy za pomocą informatycznych systemów księgowych, wyposażonych w bufor księgowań. Bo choć korzystanie z bufora księgowań co do zasady przypomina dawne zapisy ołówkiem, to popełnione błędy nie są już tak łatwe do poprawy. Nie da się ich wymazać gumką.