Zostań pilotem w swojej firmie – czyli zestaw kompetencji do obsługi ERP

11.08.2021

Jak często słyszymy, że cyfryzacja biznesu jest procesem długim, skomplikowanym i drogim? Z pewnością powtarza się to regularnie. Eksperci, chcąc pokazać jej zalety i konieczność wprowadzenia, podkreślają zwykle techniczne aspekty, przez co cały proces wydaje się jeszcze trudniejszy. Podobnie jest z systemami ERP (Enterprise Resource Planning). A przecież wcale nie musi tak być! Wiele zależy od firmy wdrożeniowej, która najlepiej wie, jak krok po kroku przeprowadzić przez kolejne działania, żeby przyniosło to wymierne efekty. Zatem jakich kompetencji potrzebujesz Ty sam?

 

Lubisz bujać w obłokach?

Wyobraź sobie sytuację, w której dostajesz do swojej dyspozycji najnowocześniejszy samolot. Chcesz zrobić coś lepiej niż dotychczas i polecieć na wakacje marzeń. Brzmi dobrze prawda? Dodajmy do tego, że jesteś jego pilotem bez wcześniejszego przeszkolenia. Jakie masz szanse powodzenia? Optymistycznie 50/50. Możesz oczywiście jechać pociągiem albo samochodem – tak jak robisz to co roku. Też dostaniesz się na miejsce, ale ostateczny koszt będzie dużo wyższy a czas dłuższy.

Podobnie jest z systemem ERP. Do dyspozycji masz ogrom jego możliwości, jednak bez odpowiedniego wdrożenia, możesz nie być w stanie w większym stopniu ich wykorzystać i właściwie pilotować przedsięwzięciem. I tutaj pojawia się Autoryzowany Partner, który szanse powodzenia zwiększa do 100%! Skrócenie czasu procesów i zwiększenie efektywności pracy staje się wtedy możliwe.

 

Dlaczego ERP?

Przed wdrożeniem systemu najważniejsza jest analiza potrzeb i celów przedsiębiorstwa. Wraz z rozwojem firmy można utracić kontrolę nad procesami, co prowadzi do zahamowania. Żeby tego uniknąć, niezbędne staje się wprowadzenie odpowiedniego narzędzia.

System ERP umożliwia integrację pomiędzy poszczególnymi działami. Poprzez gromadzenie danych firmowych w jednej bazie danych:

  • pomaga organizować codzienną pracę wydajniej,
  • podnosi jakość obsługi,
  • obniża koszty operacyjne,
  • zapewnia lepszą współpracę pomiędzy poszczególnymi jednostkami,
  • ogranicza ryzyko błędu ludzkiego,
  • ułatwia zarządzanie we wszystkich obszarach.

Planowanie zasobów przedsiębiorstwa obejmuje więc wiele obszarów takich jak: księgowość, kadry, zarządzanie projektami i procesami, zarządzanie ryzykiem, zaopatrzenie czy operacje w łańcuchu dostaw.

 

Wdrożenie i co dalej?

Przede wszystkim musisz zrozumieć czym jest system ERP i do czego został stworzony. Mierzenie rezultatów i pełna satysfakcja używania takiego oprogramowania, możliwe są tylko wtedy, gdy wiesz jakich korzyści oczekujesz i na czym Ci zależy. Rozumiejąc już istotę ERP, musisz pamiętać, że system ten wymaga systematycznych aktualizacji i dostosowywania w miarę zmian w przedsiębiorstwie i jego otoczeniu. Nie jest ustawiany raz na zawsze bez możliwości dalszych konfiguracji.

Kluczowy staje się konkretny cel, do którego będziesz w stanie odwołać się w każdym momencie. Podobnie jest ze strategią. Bez niej nie da się realizować przyjętych działań. System ERP ma bowiem za zadanie wspierać drogę do osiągnięcia wyznaczonego celu i się do niego dostosowywać.

 

Bądź strategiem – automatyzacja, standardy i optymalizacja

Oprogramowanie ERP ma usprawniać procesy, automatyzować je oraz poprawiać wydajność. Żeby wiedzieć czy działa prawidłowo, musisz stale definiować kluczowe dla siebie obszary i to na nich skupiać swoją uwagę. Inaczej na pewno nie wykorzystasz w pełni potencjału dostępnych narzędzi.

Zamień się zatem w stratega i opracuj koncepcję, spróbuj przewidzieć możliwe scenariusze zachowań w konkretnych procesach, a następnie przełóż to na potrzeby, które ma zaspokoić oprogramowanie. Przydadzą Cię się więc tutaj kompetencje analityczne, ale także doświadczenie i znajomość stanowiska, na którym narzędzie na być wdrożone.

 

System jak guma, czyli o elastyczności

System ERP został stworzony tak, aby można było go modyfikować, dodawać kolejne funkcje, dostosować widoki do wymagań danej firmy. Sama implementacja to dopiero początek. Zastanów się czego tak naprawdę oczekujesz i nie wahaj się mówić o tym firmie wdrożeniowej. To właśnie od tej współpracy zależy zrozumienie potrzeb, a tym samym powodzenie całego przedsięwzięcia.

Korzystanie z elastyczności i możliwości konfigurowania systemu ERP wymaga Twoich kompetencji w zakresie planowania oraz otwartości na to, co nowe. Autoryzowany Partner doskonale zna specyfikę poszczególnych branż, jednak istotne staje się dopasowanie produktu do działania konkretnego przedsiębiorstwa, w ramach którego funkcjonujesz.

 

Szkolenia, szkolenia i jeszcze raz szkolenia

Żaden wdrożeniowiec nie zostawi Cię samemu sobie. Przeprowadzenie obszernego szkolenia, dostęp do materiałów edukacyjnych, stałe wsparcie – to podstawy sukcesu. Pracownicy muszą nauczyć się korzystać z nowego systemu. Jeśli jest on pierwszym, który pojawił się w firmie, powinni zrozumieć celowość jego wprowadzenia. Jeśli następuje zmiana dotychczasowego, ważne jest, żeby wiedzieli z czego ona wynika i jakie niesie korzyści. Pracownicy to end userzy, którym należy się właściwe przedstawienie działania systemu ERP, dostarczenie odpowiedzi na wszelkie pytania, wątpliwości czy uwagi oraz doprowadzenie do zmniejszenia oporu na zmiany, który jest naturalny.

 

System, który zawsze…

enova365 to system, który zawsze działa, jest aktualny, daje wybór i usprawnia pracę. Oddaje do dyspozycji różne modele rozliczeń, wersje, pakiety czy moduły, aby każdy mógł zdecydować co jest dla niego najkorzystniejszą opcją. Nie jest rozwiązaniem pudełkowym, otwiera ogromne możliwości konfiguracyjne i integracyjne. Dzięki wdrożeniu z Autoryzowanym Partnerem, odpowiada na potrzeby rynkowe, umożliwiając dostosowanie oprogramowania ERP do biznesu a nie odwrotnie.

Jeśli chcesz zobaczyć jak działa w praktyce przetestuj bezpłatne demo w wersji multi i korzystaj przez 7 dni w przeglądarce, na telefonie czy tablecie – gdziekolwiek jesteś!

Testuj bezpłatnie >> https://www.enova.pl/testuj/

 

Z życia wzięte – ERP w prawie

Ciekawych przykładów wdrożeń systemu ERP enova365 można mnożyć bez końca. Poznajcie historię firmy Currenda Sp. z o. o., która specjalizuje się w tworzeniu specjalistycznego oprogramowania dla sądownictwa i kancelarii komorniczych. Dodatkowo świadczy usługi wsparcia i utrzymania systemów oraz prowadzi szkolenia związane ze zmianami w prawie i własne wydawnictwo.

System enova365 sprawdza się tutaj w zarządzaniu skomplikowanymi procesami prawnymi i biznesowymi, a dzięki wdrożeniu z profesjonalnym Partnerem, Ekspert Systemy Informatyczne, przebiegł efektywnie. Główną motywacją jego wprowadzenia był brak aktualności dotychczasowego rozwiązania i dostosowania go do dynamicznie zmieniających się przepisów prawa. Bardzo ważna okazała się także elastyczność i możliwość łatwej integracji z obecnymi już w rożnych obszarach narzędziami.

Wymagania firmy dotyczyły:

  • automatyzacji generowania dokumentów obciążeniowych za utrzymanie i aktualizacje dla użytkowników systemów,
  • dostosowania oprogramowania do specyficznych wymagań firmy w zakresie obsługi kancelarii komorniczych i klientów wydawnictwa,
  • automatyzacji procesów fakturowania,
  • wydajności oprogramowania.

Jeśli chcesz wiedzieć jak przebiegło wdrożenie oraz jakie przyniosło efekty, zobacz case study przygotowane przez tegorocznego zwycięzcę w konkursie Biznes Trendy 2021 >> https://www.enova.pl/content/uploads/2021/05/currenda-case-study-enova365-2021.pdf