Zdalna rachunkowość? Z systemem ERP to możliwe!

17.04.2020

Praca zdalna, dostęp do danych z wielu urządzeń oraz dedykowane platformy do komunikacji z Klientem – to wyznaczniki nowoczesnych usług księgowych. Tak właśnie pracuje Biuro Rachunkowe Hator.

We współczesnym, zglobalizowanym świecie mobilność staje się jedną z najważniejszych cech przedsiębiorstwa. Praca zdalna to nowe możliwości, większa elastyczność i szybkość reakcji na nowe wyzwania. Minęły już czasy, kiedy tylko szefowie firm, kadra zarządcza i przedstawiciele handlowi potrzebowali nowoczesnych narzędzi IT, by móc pracować z dowolnego miejsca. Współcześnie, dzięki cyfryzacji coraz więcej osób z różnych branż może wykonywać swoje zadania zdalnie.

 

Mobilne biuro rachunkowe

Szukaliśmy rozwiązania, które pozwoli nam pracować w rozproszonej strukturze organizacyjnej oraz w dużej mobilności – mówi Adam Marczak, prezes Biura Rachunkowego Hator, które świadczy usługi prowadzenia księgowości, rozliczeń kadrowo-płacowych oraz BHP. W ich ofercie znajduje się także tzw. mobilne biuro rachunkowe, czyli usługa, która polega na  księgowaniu dokumentów bezpośrednio w siedzibie firmy Klienta.

Z powodu modelu biznesowego, uwzględniającego potrzebę dużej mobilności pracowników biura, przedsiębiorstwo stanęło przed koniecznością wdrożenia nowoczesnych narzędzi IT, umożliwiających zdalną pracę na wielu urządzeniach niezależnie od miejsca pracy. Zarówno w biurze firmy, siedzibie Klienta, domu czy delegacji, pracownik biura rachunkowego powinien mieć dostęp do potrzebnej bazy danych.

 

Cyfrowa praca zdalna

Na pracę zdalną, niezależnie od miejsca pozwala wdrożenie w firmie oprogramowania do zarządzania zasobami, czyli tzw. systemu ERP (ang. Enterprise Resource Planning). Jego zadaniem jest stworzenie cyfrowego środowiska pracy na podstawie branży, profilu przedsiębiorstwa i jego wewnętrznych procesów. W ten sposób wszyscy pracownicy firmy otrzymują cyfrowe narzędzie umożliwiające pracę zdalną.

Takie funkcjonalności oferuje polski system ERP enova365 w wersji multi, z którego korzysta Biuro Rachunkowe Hator. – Możemy realizować usługi mobilnego biura rachunkowego, a przy tym nie ogranicza nas sprzęt IT ponieważ wraz z wprowadzeniem enova365 dostaliśmy możliwość pracy nie tylko na komputerze czy laptopie, ale także na tablecie lub smartfonie – mówi Adam Marczak.

Ponadto, dzięki umieszczeniu systemu w chmurze obliczeniowej, czyli na bezpiecznym, zdalnym serwerze, dostępnym 24 godziny na dobę, Biuro Rachunkowe Hator może korzystać ze stałego dostępu do danych.

Wdrożenie systemu ERP przy rozproszonej strukturze organizacyjnej i jednocześnie nakierowanej na pracę zdalną/mobilną to wyzwanie. W trakcie procesu jednym z priorytetowych aspektów dla klienta było zapewnienie dostępności do systemu enova365 dla pracowników z wielu urządzeń i lokalizacji oraz zapewnienie wysokiego bezpieczeństwa danych – mówi Radosław Szczodrowski , prezes firmy Enteo, która jest Autoryzowanym Partnerem enova365 i przeprowadziła wdrożenie systemu w Biurze Rachunkowym Hator.

 

Z myślą o Klientach Biura Rachunkowego

Wdrożenie systemu ERP nie tylko zwiększyło mobilność pracowników firmy, ale też umożliwiło nowe formy komunikacji z Klientami. Dzięki Pulpitom Klienta Biura Rachunkowego – dedykowanemu rozwiązaniu enova365, Klienci Biura po zalogowaniu mają stały dostęp do danych księgowych swojej firmy, związanych z rozliczeniami podatkowymi, sprawozdawczością finansową i środkami trwałymi. Ponadto, mogą samodzielnie eksportować dane przelewów do pliku, generować wydruki oraz przesyłać dokumenty i faktury do Biura. Takie rozwiązanie zwiększa bezpieczeństwo przekazywanych danych oraz pozwala zaoszczędzić czas przeznaczony na komunikację.

Te możliwości znacznie skróciły czas oczekiwania na dokumenty księgowe od klientów oraz czasochłonność obsługi typowych zapytań telefonicznych czy e-maili – przyznaje Adam Marczak.

 

Więcej niż księgowość

– Oczekiwaliśmy od oprogramowania czegoś więcej, niż podstawowych funkcji księgowych czy płacowych – mówi Adam Marczak –  tak, aby nasze biuro mogło wdrożyć nowoczesne usługi i tym samym zyskać przewagę konkurencyjną na rynku usług księgowych.

Zarówno z perspektywy Biura Rachunkowego jak i przedsiębiorstw z pozostałych branż, oprogramowanie ERP to nie tylko wsparcie komunikacji wewnętrznej, możliwość pracy zdalnej i dostęp do funkcjonalności z obszaru księgowo-kadrowego, ale również oszczędność czasu poprzez automatyzację powtarzalnych czynności.

System ERP enova365 w Biurze Rachunkowym Hator umożliwił m.in. odwzorowanie złożonych procesów wewnętrznych Klienta, związanych z obiegiem dokumentów przychodzących oraz ich wewnętrzną obsługą. Umożliwił sprawne zarządzanie uprawnieniami dostępu poszczególnych pracowników do danych, ich modyfikacji czy akceptacji. Funkcjonalność systemu enova365 pozwala, by pracownicy otrzymywali informacje na temat aktualnych zadań do wykonania, a kadra zarządcza na bieżąco monitorowała postęp prac. Zastosowanie mechanizmów przypominających o zbliżających się terminach (np. podatkowych, kadrowych), pozwoliło nie tylko zautomatyzować pracę biura, ale także pomogło odciążyć pracowników od konieczności ich monitorowania.

Dzięki enova365 zyskaliśmy  więcej czasu na podnoszenie kwalifikacji swoich pracowników, co przy dużym tempie zmian legislacyjnych jest bardzo dużą wartością  – dodaje Adam Marczak.

Z pomocą modułu dodatkowego Praca na wielu bazach enova365, Biuro Rachunkowe Hator może korzystać z automatyzacji czynności, związanych z bazami danych wielu Klientów. – Rozwiązanie pomogło nam zoptymalizować czas obsługi comiesięcznych zadań związanych na przykład z wysyłką e-deklaracji poprzez „hurtowe” wykonywanie czynności podpisania i wysyłki e-Deklaracji – mówi Adam Marczak. – To duża oszczędność czasu zwłaszcza przy prowadzeniu wielu ksiąg.

 

Stałe wsparcie

Producent enova365 na bieżąco aktualizuje swój system, dzięki czemu Biuro Rachunkowe Hator ma pewność, że korzysta z oprogramowania, które odpowiada aktualnym przepisom gospodarczym, co w przypadku branży rachunkowości jest szczególnie ważne. Spółka Soneta zapewnia na czas wszystkie niezbędne aktualizacje, wynikające z nowelizacji prawa.

Analiza potrzeb i proces implementacji oprogramowania został przeprowadzony przez firmę Enteo – Autoryzowanego Partnera enova365. Firma świadczy także kompleksowy serwis oprogramowania ERP dla biura oraz wspiera przedsiębiorstwo w zakresie merytorycznym.

– Wdrożenie systemu enova365 okazało się właściwym wyborem – przyznaje Adam Marczak i dodaje –  Po wdrożeniu systemu enova365 odnotowaliśmy przyrost nowych klientów biura o 38%.