Zarządzanie wiedzą – jak wykorzystać kapitał informacyjny?

26.08.2020

Dobrze wdrożone mechanizmy knowledge management wraz ze wspierającym je oprogramowaniem pomogą w zwiększeniu efektywności organizacji w czasach gospodarki opartej na wiedzy.

We współczesnym zarządzaniu trudno znaleźć nurt, który byłby równie mocno związany z gromadzeniem informacji, co knowledge management. O ile raportowanie i kontrola efektywności od zawsze stanowiły jedną z podstawowych składowych zarządzania, to właśnie połączenie teorii zarządzania wiedzą z nowoczesnymi narzędziami IT wniosło nową perspektywę w rozwój organizacji, co jest szczególnie istotne w czasach czwartej rewolucji przemysłowej i gospodarki opartej na wiedzy.

 

Czym jest knowledge management?

Zarządzanie wiedzą to ogół procesów definiowania, gromadzenia, strukturyzacji i udostępniania wiedzy w organizacji, które służą osiąganiu jej założonych celów.

Wiedzę do przedsiębiorstwa wnoszą wszyscy zatrudnieni pracownicy. Jest to suma posiadanego doświadczenia i informacji, zdobytych podczas edukacji i podnoszenia swoich kwalifikacji. Knowledge management zakłada wykorzystanie kapitału wiedzy posiadanego przez kadrę jako przewagi konkurencyjnej. To dzięki niemu możliwa jest np. szybka reakcja na awarię bez konieczności tworzenia rozwiązań od zera. Wymaga to jednak odpowiedniego wykorzystania posiadanych informacji i stworzenia na ich podstawie odpowiednich procesów.

Wśród korzyści zarządzania wiedzą można wymienić:

  • redukcję kosztów zarządzania,
  • rozwój kreatywności,
  • wzrost wydajności pracy (także w środowisku zdalnym).

Dobrze wdrożone mechanizmy zarządzania wiedzą przekładają się także na wyższy poziom zadowolenia Klientów.

Do osiągnięcia ogólnej poprawy efektywności przedsiębiorstwa konieczne jest jednak stworzenie odpowiednich warunków do retencji informacji z wykorzystaniem cyfrowych narzędzi oraz odpowiedniej kultury organizacyjnej. Takie firmy będą zdolne do zdobywania danych i wiązania wszystkich ich typów w złożoną wiedzę.

 

Wiedza w parze z technologią

W 1993 roku w Bostonie odbyła się pierwsza konferencja na temat zarządzania wiedzą. Od tego czasu moc obliczeniowa procesorów nieustannie rośnie (osiągając w szczytowym momencie 52% wzrostu rokrocznie*). Komputery, wykorzystywane obecnie w przedsiębiorstwach dają o wiele większe możliwości gromadzenia i przetwarzania danych, niż kiedykolwiek. Oznacza to, że dziś dostęp do zaawansowanych narzędzi, wspierających przetwarzanie danych nie stanowi ograniczenia dla firm. Intensywny rozwój technologii oraz cyfryzacja biznesu umożliwiły szersze wykorzystanie knowledge management.

Współczesne systemy klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning, co oznacza zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa) wykorzystywane w tysiącach firm w Polsce posiadają liczne funkcjonalności, wspierające przetwarzanie danych i retencję informacji. Z perspektywy zarządzania wiedzą istotne staje się wdrożenie rozwiązania Business Intelligence. Pomoże ono w tworzeniu przejrzystych wizualizacji danych, zgromadzonych przez firmę i przygotowaniu raportów. Dzięki BI w enova365 wraz z modułem dodatkowym BI w Pulpitach pracownicy zyskują do informacji niezbędnych na wykonywanym stanowisku w postaci przejrzystych wskaźników, umieszczonych nad listami w Pulpitach Pracownika.

Zarządzanie wiedzą to także porządkowanie procesów na podstawie dotychczasowych doświadczeń i szybszy transfer informacji wewnątrz poszczególnych komórek. W tym zakresie przedsiębiorstwo może być wspierane przez tzw. Document Management System, czyli system do zarządzania obiegiem dokumentów). Moduł DMS, dostępny w systemie enova365 wspiera przechowywanie i porządkowanie akt w rejestrach. Ułatwia komunikację wewnętrzną dzięki pracy wszystkich Użytkowników na tym samym, cyfrowym dokumencie.

*John L Hennessy, David A. Patterson, “Computer Architecture: A Quantitative Approach”.