Teczki pracownicze od 1 stycznia 2019 – jakie zmiany?

11.09.2018

Od stycznia przyszłego roku pracodawcy będą mogli zdecydować czy chcą prowadzić teczki pracownicze w wersji papierowej czy przejść na wersję elektroniczną. Firmy będą też mogły skrócić okres przechowywania dokumentacji. Pojawią się jednak również nowe obowiązki. Jaki będą wyglądać akta pracownicze po 1 stycznia?

Jak jest teraz?

Każdy Polski pracodawca jest prawnie zobowiązany do prowadzenia akt swoich pracowników. Każda teczka zawiera informację na temat trzech etapów życia pracownika w firmie:

  • A – dokumenty sprzed okresu zatrudnienia (świadectwa pracy, dyplom itp.)
  • B – dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika (umowa, zaświadczenie lekarskie, szkolenia BHP)
  • C – dokumenty wystawiane po zwolnieniu pracownika (świadectwo pracy, wypowiedzenie)

Teczki pracownicze należy przechowywać nie tylko dla obecnie zatrudnionych osób, ale także dla osób, które kiedyś dla nas pracowały. Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami, przedsiębiorcy muszą przechowywać papiery swoich były pracowników, aż przez 50 lat. Jeśli firma działa na rynku od 20 lat i zatrudnia około 100 pracowników, to biorąc pod uwagę rotację pracowniczą (średnia to ok. 27%)* w swoich archiwach może więc mieć dane nawet ponad 500 osób.

Jak będzie po 1 stycznia?

1 stycznia 2019 wejdą w życie zmiany dwóch ustaw – Kodeksu Pracy oraz Ustawy o emeryturze i rencie. Jeśli chodzi o prowadzenie akt pracowniczych wprowadzają one trzy istotne zmiany:

  • Okres przechowywania teczek zostanie skrócony z 50 do 10 lat
  • Pracodawcy będą mogli wybrać w jakiej formie (papierowej lub elektronicznej) chcą prowadzić teczki pracownicze.
  • Przedsiębiorcy będą musieli wysyłać nowe raporty do ZUS

Skrócenie okresu przechowywania dokumentów do 10 lat, będzie automatyczne dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. W przypadku osób zatrudnianych między od 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 pracodawca będzie mógł skrócić okres przechowywania akt do 10 lat, ale dopiero po złożeniu wspominanego wyżej raportu informacyjnego. Niezłożenie takiego raportu będzie równoznaczne z utrzymaniem 50 letniego okresu przechowywania. Ze skrócenia okresu przechowywania teczek nie będzie można skorzystać w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem. Ich teczki pracodawcy będą musieli nadal przechowywać przez okres 50 lat.

Jeśli chodzi o formę prowadzenia archiwum akt pracowniczych, pracodawca będzie mógł zdecydować czy chce nadal prowadzić je w formie papierowej czy też chciałby zamienić ją na wersję elektroniczną. Co ważne będzie musiał wybrać tylko jedną formę prowadzenia archiwum. Na plusie będą więc firmy, które już jakiś czas temu zdecydował się na prowadzenie akt pracowniczych w dwóch formatach. Te będą musiały jedynie zutylizować posiadane zbiory papierowe (oczywiście po dopełnieniu wszystkich formalności z ZUS).

Nowe obowiązki dla pracodawców

Trwają właśnie prace nad projektem rozporządzenia wykonawczego. Rozporządzenie będzie bardziej szczegółowo precyzować takie aspekty jak sposób i warunki prowadzenia i przechowywania akt, zasady dotyczące przejścia z dokumentacji papierowej na elektroniczną, zasady dotyczące sposobu przekazywania dokumentacji pracowniczej pracownikowi czy zasady niszczenia dokumentacji pracowniczej. Rozporządzenie, wprowadza jednak również dwa nowe obowiązki dla pracodawców:

  • Do obecnie obowiązujących wzorów teczek pracowniczych dodana zostanie kolejna część. W nowej części pracodawcy będą musieli umieszczać dokumenty związane z ewidencją czasu pracy. Projekt rozporządzenie nie określa czy dokumenty te będą aktualizowane raz do roku czy raz na miesiąc. Ale już widać, że po akta będzie trzeba sięgać znacznie częściej niż było to do tej pory.
  • Pojawią się nowe raporty wzory nowych dokumentów do ZUS (raport Informacyjny ZUS RIA), zaktualizowane zostaną również szablony dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ZUS.

Rozporządzenie ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2019, a pracodawcy będą mieli pół roku na dostosowanie się do nowych przepisów.

Wersja elektroniczna - za czy przeciw?

Ogólnie zmiany związane z teczkami pracowniczymi są przez przedsiębiorców oceniane pozytywnie.  W pierwszej fazie, będzie trzeba zapewne liczyć się z kosztami (zarówno czasowymi jak i finansowymi) związanymi z przeniesieniem dokumentacji pracowniczej do strefy online.  Jednak finalnie e-teczki to dla przedsiębiorców, zwłaszcza tych już nieco większych, spory plus. Najważniejsza korzyść to zmniejszenie kosztów, związanych z przechowywaniem archiwum. Niektóre szacunki mówią nawet o oszczędnościach rzędu 200 tys. złotych rocznie. Druga korzyść to wzrost bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów. I to zarówno pod kontem ich zagubienia (co wiąże się z karami ze strony ZUSu), jak i wyciekiem (co jest szczególnie istotne w dobie obowiązywania RODO).

Bardzo ważnym aspektem jest również wprowadzenie nowej części dokumentacji, związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy pracowników. Ta część będzie musiała być bowiem regularnie aktualizowana. W wersji elektronicznej raporty czasów pracy będzie można załączać do akt automatycznie, w przypadku wersji papierowej będzie to już znacznie bardziej czasochłonna operacja.

Ale archiwa elektroniczne to dla firm również inne korzyści. Łatwiejsze przeszukiwanie teczek, agregacja wiedzy, oszczędność pracy dla działów kadrowych – to tylko kilka z nich. Dodatkowo należy pamiętać o trendzie związanym z cyfryzacją biznesu.

Od 1 stycznia 2019 e-teczki będą dobrowolne, kto wie czy za kilka lat nie staną się obowiązkowe. Im szybciej przedsiębiorcy podejmą więc działania związane z cyfryzacją akt pracowniczych, tym łatwiej będzie im zapanować na kolejnymi zmianami.

Oprogramowanie – jakie wybrać?

Digitalizację teczek pracowniczych należy zacząć od wyboru odpowiedniego systemu informatycznego. Dobry system powinien nam pozwolić nie tylko odwzorować teczki pracownicze w wersji elektronicznej. Warto wybrać oprogramowanie, które umożliwi także łatwą ewidencję dokumentów i przeszukiwanie baz czy pomoże w kontrolowaniu stanu dokumentacji – dodaje Joanna Walentek, kierownik projektu kadry płace w systemie enova365Cennym narzędziem mogą być także portale pracownicze, które dają dostęp do danych i dokumentów również samym pracownikom. Pamiętajmy, że przepisy prawne będą nadal ewoluować. Obecnie trwają pracę nad zmianami, które całkowicie wyeliminowałyby konieczność drukowania umów i innych dokumentów między pracodawcą a pracownikiem. A to dopiero początek zmian. 

Jakie jeszcze cechy powinno mieć dobre oprogramowanie i na co zwrócić uwagę przy jego wyborze? O tym już wkrótce na naszym blogu.

* Randstad „Monitor Rynku Pracy” z 2017 roku