Prawne bezpieczeństwo danych biznesowych – praktyczne wskazówki

17.08.2016

Każda firma dysponuje różnego rodzaju informacjami, które mają większe lub mniejsze znaczenie biznesowe. Szczególnie dane o większym znaczeniu powinny być trzymane w poufności, gdyż ich ujawnienie może wiązać się z ryzykiem wystąpienia szkód (np. na skutek ich wykorzystania przez konkurencję). Przedsiębiorcy zdają sobie sprawę z niebezpieczeństw, jakie towarzyszą ujawnieniu danych firmowych. Jednak nie zawsze idzie za tym świadomość, jakie prawne regulacje zapewniają ochronę danych biznesowych i jak je stosować.

Dane biznesowe w sferze prawnej
Powszechnie używane pojęcie „dane biznesowe” nie posiada definicji legalnej. Na gruncie prawnym często odnosi się je do pojęć tajemnicy przedsiębiorstwa oraz danych osobowe. W niniejszym artykule skupimy się na kwestiach związanych z tajemnicą przedsiębiorstwa, zaś do tematu danych osobowych wrócimy przy okazji innych artykułów zamieszczanych na portalu.

Co to jest tajemnica przedsiębiorstwa?
Zgodnie z ustawą z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.

Aby zatem móc w sposób uprawniony twierdzić, że określone dane (np. kod źródłowy autorskiego oprogramowania) stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa należy odpowiedzieć na następujące pytania:

  1. Czy dane zostały ujawnione do wiadomości publicznej?
  2. Czy dane posiadają wartość gospodarczą?
  3. Czy podjąłeś działania służące ochronie informacji przed ich ujawnieniem?

Jeśli odpowiedź na pierwsze pytanie jest przecząca a na drugie twierdząca, potencjalnie istnieje możliwość zakwalifikowania danych jako tajemnicy przedsiębiorstwa. Pozostała jednakże do spełnienia ostatnia przesłanka, polegająca na wykazaniu woli nieujawniania informacji przez podjęcie niezbędnych działań ochronnych.

Jak zachować poufność danych?
Nie ma odgórnie narzuconego katalogu działań, jakie należy podjąć, aby spełnić trzecią z przesłanek wskazanych powyżej. Sposób zabezpieczenia informacji przed ujawnieniem zależy przede wszystkim od ich charakteru, ale także od szeroko rozumianego kontekstu, a więc m.in. od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej czy sposobu organizacji firmy. W rachubę wchodzi zarówno podjęcie działań o charakterze faktycznym (np. ograniczenie kręgu osób mających dostęp do informacji, zaszyfrowanie informacji, trzymanie dokumentów zawierających informacje w zabezpieczonych pomieszczeniach lub miejscach, oznaczenie informacji jako poufnych, opieczętowanie itp.) jak i działań prawnych. Jeżeli chodzi o tę drugą kategorię, należy brać pod uwagę w szczególności:

  1. Opracowanie polityki bezpieczeństwa obejmującej opis sposobu obchodzenia się z informacjami o charakterze poufnym, z uwzględnieniem ich rodzaju i sposobu dostępu do informacji (dokumentacja papierowa, elektroniczna), w tym zasad:
    a) korzystania z sieci Internet przez pracowników (zasady dostępu do social media, prywatnej poczty, mobilnych nośników danych etc.);
    b) need to know - udostępnienie informacji tylko tym pracownikom, którym są one potrzebne;
    c) czystego biurka;
  2. Wprowadzenie do umów z pracownikami i współpracownikami (umów o pracę, zlecenia) postanowień o obowiązku zachowania poufności;
  3. Podpisywanie umów o zachowaniu poufności z podmiotami trzecimi, które mogą mieć dostęp do informacji poufnych (np. z klientami lub kontrahentami);
  4. Przygotowanie informacji oraz zastrzeżeń prawnych i umieszczanie ich na nośnikach informacji poufnych (np. „stopka” maila informująca o poufności informacji w nim zawartych).

Należy mieć świadomość, że samo opracowanie ww. dokumentów i procedur bez ich wdrożenia oraz przestrzegania obowiązków i zasad z nich wynikających nie będzie stanowiło odpowiedniej ochrony Twoich danych.

Jakie korzyści płyną z prawnej ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa?
Jeżeli będzie istniała podstawa dla zakwalifikowania danej informacji jako tajemnicy przedsiębiorstwa wówczas, co do zasady, przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie takiej informacji albo jej nabycie od osoby nieuprawnionej, o ile będzie zagrażało lub naruszało interes przedsiębiorcy, zostanie uznane za czyn nieuczciwej konkurencji. Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji przewiduje katalog uprawnień przysługujących podmiotowi, którego interes został zagrożony lub naruszony dokonaniem czynu nieuczciwej konkurencji. Katalog tych uprawnień jest szeroki i składa się nie tylko z uprawnień takich jak np. możliwość żądania naprawienia szkody czy wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyści, ale również polegających na żądaniu zaniechania naruszeń, usunięcia ich skutków czy złożeniu oświadczenia o odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie. Dodatkowo przedsiębiorca może także żądać zasądzenia przez sąd sumy pieniężnej na określony cel społeczny związany ze wspieraniem kultury polskiej lub ochroną dziedzictwa narodowego - jeżeli czyn nieuczciwej konkurencji był zawiniony.

Powyższy katalog roszczeń nie ma charakteru zupełnego. Podmiot dopuszczający się naruszenia zasad poufności musi liczyć się z konsekwencjami wynikającymi również z zawartych przez niego umów oraz innych przepisów powszechnie obowiązujących. Możliwe będzie zatem dochodzenie m.in. kar umownych, jeśli takie zostały zastrzeżone w umowach, oraz innych roszczeń znajdujących podstawę m.in. w ustawach szczególnych, jak chociażby ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych czy prawie własności przemysłowej. Należy mieć jednak na uwadze, że nie w każdym przypadku kumulatywne dochodzenie roszczeń przewidzianych w różnych przepisach prawa będzie możliwe. W tym zakresie każdy przypadek należy traktować indywidualnie.

Warto w końcu wspomnieć, iż w pewnych przypadkach podmiot dopuszczający się naruszenia będzie mógł również zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej. Przykładowo Ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji przewiduje karę grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 dla podmiotów, które wbrew ciążącemu na nich obowiązkowi w stosunku do przedsiębiorcy, ujawnią innej osobie lub wykorzystają we własnej działalności gospodarczej informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa, jeżeli wyrządzą tym poważną szkodę przedsiębiorcy.

Podsumowanie
Zabezpieczenia o charakterze prawnym mają pewną moc prewencyjną; z uwagi na negatywne skutki prawne mogą zniechęcać do ujawnienia informacji poufnych. Korzyści wynikające ze środków ochrony prawnej niewątpliwie zaktualizują się w sytuacji, gdy już dojdzie do ujawnienia informacji poufnych. Dzięki odpowiednim instrumentom prawnym przedsiębiorca ma wówczas możliwość uzyskania rekompensaty poniesionych szkód.
Mimo powyższych korzyści wynikających z korzystania z prawnych środków ochrony informacji poufnych nie można zapominać, iż w celu zapewnienia pełnej ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa, obok środków ochrony prawnej, powinny być każdorazowo stosowane także zabezpieczenia o charakterze faktycznym (m.in. techniczne i organizacyjne).

***

Kinga Koczara
Radca Prawny
Kancelaria Prawna Cebula i Współpracownicy www.jciw.pl