NGO z cyfrowym napędem

07.05.2020

Współczesna gospodarka coraz częściej korzysta z cyfrowych narzędzi, które wspierają zarządzanie. Czy wiesz, że to samo oprogramowanie może z powodzeniem wspierać organizacje non-profit? Wystarczy dokładne określenie potrzeb.

Mówi się, że współcześnie jesteśmy na progu tak zwanej czwartej rewolucji przemysłowej (niem. Industrie 4.0), która całkowicie zmieni sposób funkcjonowania rynku. Zastosowanie zaawansowanych systemów informatycznych, automatyzacji procesów oraz (w przyszłości) sztucznej inteligencji – to wszystko ma zrewolucjonizować globalny biznes.

Jednakże trudno wyobrazić sobie przeskok do rzeczywistości czwartej rewolucji przemysłowej bez znajomości oprogramowania ERP (ang. Enterprise Resource Planning), czyli systemu, który umożliwia cyfryzację procesów w firmie, automatyzację i – tym samym – zwiększenie efektywności.

Oszczędność czasu, lepszy przepływ informacji i szerokie możliwości integracji z zewnętrznym oprogramowaniem – to trzy najczęściej wymieniane korzyści, płynące z wdrożenia oprogramowania  ERP. Jednak jedną z jego największych zalet jest elastyczność – dzięki temu system może być z powodzeniem zaimplementowany nie tylko w firmie z drugiego sektora, ale także w administracji publicznej czy organizacjach pożytku publicznego (tzw. NGO, czyli Non-Government Organizations).

Czwarta rewolucja także dla NGO

Obecnie wiele fundacji wykorzystuje oprogramowanie klasy ERP. Przykładem może być krakowska Fundacja Uniwersytet Dzieci, która od ponad dekady korzysta z polskiego systemu enova365. Dzięki wdrożeniu rozwiązania dla kadr oraz księgowości, Fundacja zautomatyzowała procesy księgowe oraz tworzenie raportów. Jednakże w jednostkach trzeciosektorowych oprogramowanie ERP może być wykorzystywane z sukcesem do innych celów, jak np. zarządzanie projektami.

Fundacja Uniwersytet Dzieci stanęła przed koniecznością obsługi złożonej struktury projektów, na które składało się powiązanie prowadzących wykładowców, terminów, miejsc zajęć oraz budżetów realizacyjnych. Wdrożenie kolejnego modułu – enova365 Projekty i gruntowna rozbudowa dotychczas wykorzystywanego CRM (ang. Customer Relationship Management, czyli bazy kontrahentów) umożliwiło kompleksową obsługę realizowanych projektów wraz z kontrolą ich budżetów.

Ponadto, obsługa systemu możliwa jest z dowolnego urządzenia poprzez przeglądarkę internetową lub dedykowaną aplikację dla systemu Android. Dzięki temu organizacja może korzystać z natychmiastowego dostępu do wymaganych informacji, dotyczących realizowanych projektów.

Skalowalny trzeci sektor

Współczesne narzędzia cyfrowe dysponują wieloma planami, różniącymi się od siebie zakresem funkcjonalności. Skalowalność (czyli możliwość wyboru tych opcji, które niezbędne są dla danej organizacji oraz dalszej rozbudowy w przypadku rozwoju) powoduje, że możliwe jest precyzyjne dopasowanie funkcji do potrzeb użytkowników. Co więcej, dokładna analiza przedwdrożeniowa (w przypadku enova365 wykonywana przez sieć Autoryzowanych Partnerów) pozwala zidentyfikować wszystkie obszary, w których zastosowanie znajdzie system ERP.

Jeżeli organizacja nie planuje zakupu licencji oprogramowania na własność lub nie chce inwestować we własną infrastrukturę informatyczną (serwery), możliwe jest także korzystanie z systemu umieszczonego w chmurze. Odbywa się to na zasadzie abonamentu za korzystanie z wybranych rozwiązań i modułów.

Nie tylko organizacje komercyjne znajdą zastosowanie oprogramowania dla biznesu. Jego zalety odkryją także organizacje trzeciego sektora. System ERP pomoże w przeniesieniu NGO do wymiaru cyfrowego oraz zwiększy efektywność procesów wewnętrznych. Znajdzie zastosowanie nie tylko w księgowości i obsłudze kadrowej, ale także w pracy projektowej. Dzięki temu organizacja zyskuje pełną kontrolę nad finansami oraz zadaniami. W każdej chwili istnieje możliwość uzupełnienia struktury o kolejne funkcjonalności, jak np. moduł Business Intelligence, który przedstawi wszystkie zgromadzone w systemie informacje w formie wykresów i wskaźników. Dzięki temu organizacja będzie w stanie sprawniej poruszać się w cyfrowej rzeczywistości.