Lean management w dobie cyfrowej rewolucji

04.02.2020

W obliczu wyzwań współczesnego świata firmy nie pozostają całkiem same. Uzbrojone w metodologię lean management oraz cyfrowe narzędzia do zarządzania przedsiębiorstwem, mogą usprawnić przebieg procesów i zdecydowanie szybciej reagować na zmiany.

Jak skrócić przebieg procesów wewnętrznych, dostarczyć unikatową wartość Klientowi i przetrwać trudny czas załamania rynkowego? Tutaj może przydać się lean management, który od lat jest jednym z głównych trendów we współczesnym zarządzaniu.

Metoda, która powstała z myślą o przedsiębiorstwach produkcyjnych, przez lata została uogólniona w taki sposób, by można ją było zastosować w firmach o zupełnie innym profilu. Co więcej, narzędzia i techniki lean management często wykorzystywane są podczas przeprowadzania restrukturyzacji.

W dobie poszukiwania coraz to nowszych sposobów na zwiększanie efektywności organizacji, warto poznać tę koncepcję oraz korzyści, jakie płyną z implementacji tego sposobu zarządzania.

 

Szczupły jak organizacja

Pojęcie „lean management” (a w zasadzie „lean manufacturing”) zostało użyte po raz pierwszy w 1991 roku w publikacji Jamesa Womacka, Daniela Jonesa i Daniela Roosa o tytule The machine that changed the world. Samo słowo „lean” z języka angielskiego to przymiotnik „szczupły”.

Lean management swoją nazwę zawdzięcza właśnie „odchudzeniu” przedsiębiorstwa z marnotrawstwa, nadmiernie złożonych procesów, niepotrzebnych przestojów i pozostawienie tylko tych elementów, które razem dają obraz sprawnie i szybko działającej organizacji, zdolnej do dalszego podążania w kierunku oszczędności i efektywności. Z tego powodu koncentruje się m.in. na

  • zapewnianiu dostaw na czas,
  • pilnowaniu niskiego poziomu zapasów
  • wykorzystaniu pełni potencjału, jaki posiada firma.

Lean management to jednak nie tylko prosta optymalizacja procesów – to złożone podejście do zarządzania, obejmujące również rozwój kadr. W tej sferze promuje się ciągłe zwiększanie kompetencji pracowniczych oraz nastawienie na pracę zespołową. By to zapewnić, niezbędne jest zapewnienie dogodnego środowiska dla szybkiego przepływu informacji i wiedzy w firmie.

Jedną z głównych myśli przewodnich lean management jest ciągła, ewolucyjna zmiana organizacji w celu dopasowania do wymagań otoczenia i rynku. By bez trudu przechodzić w kolejne stadia rozwoju, konieczna jest elastyczność i gotowość do odważnych zmian, np. w modelu struktury organizacyjnej czy sposobie zarządzania majątkiem.

 

Dlaczego lean management jest obecnie tak popularny?

Przedsiębiorcy dobrze znają podstawową zasadę rynku: to popyt kształtuje podaż. By sprzedawać i rozwijać się na rynku, niezbędne jest nastawienie na Klienta. Firmy chcą poznać jego potrzeby, by móc zaproponować unikatowy produkt, który będzie w pełni odpowiadał jego wymaganiom. Ponadto, chcą spełniać jego oczekiwania coraz szybciej, lepiej i łatwiej. Łączy się to z celem lean management, którym jest ciągłe zwiększanie efektywności procesów i sposobu zarządzania – tak by zoptymalizować koszty działalności i zapewnić Klientowi produkt o wysokiej jakości.

Drugim, istotnym czynnikiem są coraz częstsze i szybsze zmiany na rynkach, powodujące konieczność natychmiastowej reakcji. Globalizacja i gwałtowny rozwój technologii przyczynił się do tego, że współczesny biznes znacząco różni się od tego sprzed stu, pięćdziesięciu czy nawet dwudziestu lat. Coraz więcej organizacji zaczyna dostrzegać, że słowa chińskiego przysłowia (jedyną stałą rzeczą jest zmiana), są dziś jeszcze bardziej aktualne, niż kiedykolwiek.

 

Lean management i cyfryzacja idą w parze

W obliczu wymienionych wyzwań firmy nie pozostają całkiem same. Uzbrojone w metodologię lean management oraz cyfrowe narzędzia do zarządzania przedsiębiorstwem mogą usprawnić przebieg procesów i zdecydowanie szybciej reagować na zmieniającą się sytuację rynkową.

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning), zgodnie z założeniami lean management, zapewnia wysoki poziom dostępu do informacji oraz jej przepływu pomiędzy poszczególnymi działami. Firma, w której pracownicy otrzymują komplet niezbędnych danych może pracować znacznie szybciej. System ERP ze wspólną bazą danych, dysponujący wieloma poziomami dostępu do informacji w zależności od wykonywanej funkcji znacznie skraca czas komunikacji i pozwala na nowoczesne, cyfrowe zarządzanie danymi.

 

Wsparcie systemowe

Przykłady zastosowań oprogramowania ERP we wdrożeniu lean management można mnożyć. Poprzez Pulpity Pracownika, obecne w systemie enova365, podwładny może drogą online składać wnioski kadrowe z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Informacja natychmiast trafia do przełożonego lub firmowego HR-u, omijając kolejki i niwelując wnioski papierowe. Dzięki gwarancji pełnej zgodności z przepisami, główna księgowa korzystająca z systemu ma pewność, że wszystkie wzory druków i plików są zawsze aktualne. Członkowie zarządu mają podgląd  najważniejszych zestawień finansowych i sprzedażowych w formie graficznej w Panelu Business Intelligence w enova365.

Wdrożenie oprogramowania ERP pomoże także w optymalizacji przebiegu procesów wytwórczych i handlowych. Dzięki obszarowi „Handel i magazyn” w enova365 możliwe jest kompleksowe zarządzanie magazynem oraz zleceniami według podejścia „just in time”, charakterystycznego dla lean management. Opiera się ono na dostarczaniu niezbędnych zasobów dokładnie wtedy, kiedy są one potrzebne. Pozwala to na przyspieszenie przebiegu procesów i eliminację marnotrawstwa (np. nadprodukcji). Dzięki możliwości integracji z platformami do e-commerce oraz dodatkowi „Kurierzy”, handlowiec może bezpośrednio z poziomu systemu enova365 obsłużyć zakup, wydrukować list przewozowy i zamówić odbiór przesyłki przez firmę kurierską.

 

Podążając za zmianami

Jednym z wyznaczników dobrego wdrożenia zasad lean management w przedsiębiorstwie jest systematyczność. Jeśli firma działa w oparciu o zasady szczupłego zarządzania, nie zatrzymuje się w doskonaleniu procesów i zmienianiu nieefektywnych szablonów działania. Wdrożenie oprogramowania dla biznesu jest z pewnością jednym z kroków do dalszej, długofalowej zmiany. Dzięki skalowalności systemu enova365 możliwa jest jego systematyczna rozbudowa, zgodna z rozwojem firmy. W ten sposób przedsiębiorstwo może szybciej reagować na zmiany, zachodzące w otoczeniu oraz przyspieszać przebieg swoich procesów.