Jak wybrać oprogramowanie do prowadzenie archiwum akt pracowniczych?

04.10.2018

Od 1 stycznia 2019 roku dopuszczalne stanie się prowadzenie cyfrowych akt pracowniczych. W związku ze zmianą w przepisach, wiele firm rozpoczęło poszukiwanie systemu, który umożliwi im prowadzenie archiwum teczek w wersji elektronicznej. Na co zwrócić uwagę szukając systemu?

Od przeszłego roku przedsiębiorcy będą mogli przejść na elektroniczne teczki pracownicze – to wynik zmian w kodeksie pracy oraz ustawie o emeryturach i rentach. Ten temat omawialiśmy już szeroko w artykule na początku września (jeśli nie wiesz jak zmienią się przepisy, koniecznie przeczytaj tamten artykuł zanim przejdziesz dalej). Dziś podpowiadamy jakie funkcje powinien mieć dobry system do e-teczek i o co zapytać dostawcę oprogramowania.

Must have - czyli bez tego ani rusz

W najprostszym rozumieniu systemy do prowadzenia archiwum pracowniczego mają pomóc nas ewidencjonować teczek pracowniczych. System do e-archwium powinien więc przede wszystkim:

  • Posiadać możliwość indeksowania części (A, B, C) teczki pracowniczej zgodnie z kryteriami przyjętymi w kodeksie pracy
  • Umożliwiać nie tylko przechowywanie skanów dokumentów ale również ich opisywanie
  • Posiadać możliwość łatwego wyszukiwania teczek i konkretnych dokumentów

Dodatkowo wybierając system należy zwróć uwagę na kwestie bezpieczeństwa. Teczki pracownicze to ogromny zbiór danych osobowych i jako taki (w myśl przepisów RODO) powinien być odpowiednio zabezpieczony. Szyfrowanie, możliwość nadawania i ograniczania dostępów, szczelność systemu (potwierdzana np. przez testy penetracyjne) to kilka elementów, które pozwolą Ci stwierdzić czy wybrany system będzie spełniał Twoje oczekiwania względem bezpieczeństwa przechowywanych danych.

gdzie chciałbyś aby został on zainstalowany (na własnym serwerze, w chmurze etc.) i sprawdź czy dostawca tego oprogramowania daje Ci w tym zakresie dowolność.

Ask about – czyli nie zapomnij o przyszłości

Przede wszystkim, jak pisaliśmy w poprzednim artykule, do akt pracowniczych ma zostać dołączona nowa część dotycząca czasu pracy. Nowo wybrany system powinien więc pozwolić nam na załączania ewidencji czasu pracy do teczki pracowniczej. Oprogramowanie powinno również obsługiwać możliwość wysyłki raportów do ZUS, ponieważ w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych, przedsiębiorcy będą zobowiązani do wysyłania raportów informacyjnych.

Według niektórych źródeł rząd pracuje również nad możliwość zastąpienia całej dokumentacji pracowniczej wersjami elektronicznymi (przedsiębiorcy mogliby zrezygnować z drukowania dokumentów i byłyby one podpisywane elektronicznie). Oprogramowanie powinno więc obsługiwać podpis elektroniczny.

Oczywiście opisanych powyżej funkcji, nie znajdziecie teraz w żadnych systemie. Producenci wciąż czekają na przepisy wykonawcze, które określą miedzy innymi jak będzie wyglądać wspominana nowa część dokumentacji, jak często będzie ona aktualizowana oraz jak będą wyglądać raporty do ZUS. Jednak wybierając oprogramowanie do e-teczek warto skonsultować z dostawcą, jakie są jego plany w tym zakresie oraz przede wszystkim upewnić się czy przyszłe zmiany w przepisach będą w systemie zaimplementowane. Warto również upewnić się czy ewentualne zmiany otrzymamy w ramach posiadanego pakietu aktualizacji czy też dostawca będzie chciał otrzymać za nie dodatkowe wynagrodzenie.

Nice to have – czyli dobrze, aby było

Teczki pracownicze w wersji elektronicznej to jednak nie tylko większe bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Dobrze wybrany system pozwoli Ci również łatwiej zarządzać archiwum oraz lepiej wykorzystywać zgromadzone w nim dane. Na liście funkcji, które mogą być dla Ciebie przydatne należy wymienić:

  • Definiowanie alertów (przypomnień) w związku z kończącą się datą ważności dokumentu
  • Tworzenie dokumentu (np. elektronicznego świadectwa pracy) bezpośrednio w systemie
  • Rozbudowana możliwość przeszukiwania baz
  • Portale pracownicze, umożliwiająca przekazywanie danych z system kadrowego bezpośrednio do pulpitu pracownika
  • Możliwość masowego wydruku dokumentacji (np. wszystkich dokumentów zgromadzonych w ramach teczki danego pracownika)

Jeśli reprezentujesz biuro rachunkowe lub firmę outsourcingową sprawdź również, że Twój dostawca pozwoli Ci na dziele baz (teczek) na poszczególnych klientów. W tym wypadku szczególnie polecaną funkcją będą również opisane już wyżej pulpity do samoobsługi pracowniczej.

Finalny wybór oprogramowania będzie zależał oczywiście od wielkości firmy, sposoby działania i naszych własnych preferencji. Poszukiwania idealnego oprogramowania warto rozpocząć już dzisiaj. W końcu do 1 stycznia nie zostało zbyt wiele czasu.

Życzymy powodzenia 🙂