Jak przyspieszyć wprowadzanie danych do systemu ERP?

02.07.2020

Koniec z czasochłonnym, ręcznym przepisywaniem tekstu, obarczonym ryzykiem błędu. Dowiedz się, jak wykorzystać automatyczne rozpoznawanie tekstu dzięki technologii OCR!

Pomimo postępującej cyfryzacji biznesu, firmy wciąż przetwarzają duże ilości dokumentów drukowanych. Praktycznie w każdej siedzibie firmy jest archiwum, a w nim ogrom papierów i segregatorów. W momencie, gdy pojawia się konieczność wprowadzenia danych do systemu, a nie posiadamy cyfrowej wersji pliku, najczęściej decydujemy się na przepisanie danych. Nie jest to najlepszy pomysł.

Często przepisywanie danych z dokumentu papierowego do systemu czeka pracowników Biur Rachunkowych. Dla Biur, które obsługują wielu klientów, wprowadzanie danych do systemu ERP z faktur jest żmudną i czasochłonną pracą.

Istnieje jednak rozwiązanie, pozwalające na oddelegowanie tego zadania maszynie. Mowa o technologii OCR (ang. Optical Character Recognition), która umożliwia na automatyczną identyfikację tekstu z dokumentu drukowanego.

 

Jak działa OCR?

Mechanizm rozpoznawania opiera się na wyszukiwaniu znanych wzorców liter oraz cyfr, z których następnie odtwarzana jest cała treść. Do rozpoczęcia procesu przetwarzania potrzebujemy jedynie skanu dokumentu w pliku PDF.

Niektóre systemu ERP, jak enova365 funkcjonalność OCR jest zintegrowana z modułem DMS, który wspiera przepływ dokumentów wewnątrz firmy oraz zmniejsza pracochłonność jego obsługi. Dzięki technologii OCR Użytkownik systemu nie musi ręcznie przepisywać danych z papierowego dokumentu do odpowiednich pól w systemie.

 

Zobacz, jak wygląda proces rozpoznawania tekstu w pliku pdf z wykorzystaniem modułu DMS na poniższej infografice:

 

Jakie są zalety optycznego rozpoznawania znaków?

Główne korzyści technologii OCR i modułu DMS to uproszczenie przebiegu procesów, związanych z wprowadzaniem danych z dokumentów drukowanych. Ich automatyzacja pozwala na zwiększenie wydajności przetwarzania danych przy mniejszych nakładach danych. To jednak nie wszystko!

 

Co jeszcze oferuje moduł DMS?

Poza funkcjonalnością optycznego rozpoznawania tekstu, DMS w enova365 pomaga w przechowywaniu i archiwizowaniu dokumentów w formie cyfrowej. Umożliwia m.in. ewidencjonowanie dokumentów z wykazem akt i spraw, których one dotyczą. Jest to szczególnie przydatne w przypadku danych, związanych z uczestnictwem w Pracowniczych Planach Kapitałowych, które od 1 lipca 2020 objęły także przedsiębiorstwa, zatrudniające między 20 a 49 pracowników.

Moduł DMS usprawnia porządkowanie dokumentacji i zapobiega jej zagubieniu. Dzięki możliwości jednoczesnej pracy wielu Użytkowników na tym samym dokumencie możliwy jest szybszy przepływ informacji i pracy pomiędzy różnymi działami wewnątrz organizacji. W połączeniu z modułem Workflow pozwoli jeszcze bardziej zaawansowane automatyzacje, dotyczące obiegu dokumentów w firmie.