ERP czy EAM – jaki system do zarządzania aktywami przedsiębiorstwa?

19.02.2020

Prowadzenie rejestru, obsługa i konserwacja majątku – to typowe funkcjonalności, kojarzone z oprogramowaniem Enterprise Asset Management. Jednakże w tych samych zadaniach może sprawdzić się system Enterprise Resource Planning, który ponadto wspomoże pracę wszystkich działów firmy. Co wziąć pod uwagę podczas wyboru oprogramowania do zarządzania aktywami?

Zgodnie z najnowszymi danymi Eurostatu* tylko 29 procent polskich przedsiębiorstw wykorzystywało oprogramowanie do zarządzania zasobami w 2019 roku i wciąż bliżej nam do końca peletonu, niż liderów (np. Belgii). Analizując dane począwszy od 2010 roku możemy jednak dojść do wniosku, że coraz więcej firm zauważa korzyści płynące z implementacji cyfrowych narzędzi.

Systemy informatyczne mogą spełniać wiele zadań, np. pomagać w zarządzaniu aktywami przedsiębiorstwa. Firmy, które chcą usprawnić procesy związane z obsługą i konserwacją majątku mogą zainteresować się dedykowanym rozwiązaniem Enterprise Asset Management. Jednakże współcześnie, gdy systemy informatyczne dla firm są mocno rozbudowane, lepszym wyborem może okazać się wdrożenie kompleksowego systemu Enterprise Resource Planning, który zajmie się majątkiem fizycznym firmy i wspomoże pracę wszystkich działów firmy. Jakie są różnice? Sprawdźmy!

 

Czym jest system EAM?

Do zarządzania i utrzymania aktywów organizacji (majątku w postaci nieruchomości, maszyn, samochodów itp.) stworzono system Enterprise Asset Management. Systemy tej klasy odpowiadają za fizyczną własność przedsiębiorstwa i ich cykl życia od zakupu, przez eksploatację aż po utylizację. Jest to zatem system, wspierający konserwację zasobów firmowych. W typowym systemie EAM można znaleźć:

  • Rejestr majątku,
  • Rejestr prac serwisowych i konserwacyjnych,
  • Planowanie realizacji niektórych rodzajów zadań, np. obsługi awarii.

System EAM sprawdza się najczęściej do momentu, gdy chcemy skupić się wyłącznie na ewidencji majątku i prewencyjnym zarządzaniu pracami konserwatorskimi. Jeśli np. posiadamy firmową flotę, wdrożenie takiego oprogramowania pozwoli zaplanować przeglądy techniczne samochodów i pomoże zapobiec kosztownym awariom. Jednakże wadą tego rozwiązania jest wąski zakres funkcjonalności – EAM odpowiada tylko za aktywa firmy.

Jeśli poszukujemy oprogramowania, które raz wdrożone w kompleksowy sposób, obsłuży także pozostałe obszary i procesy zachodzące w przedsiębiorstwie, warto rozważyć zakup systemu ERP.

 

Majątek z perspektywy ERP

Oprogramowanie klasy ERP (ang. Enterprise Resource Planning, czyli dosłownie planowanie zasobów firmy) w przeciwieństwie do EAM odpowiada na potrzeby zarządzania procesami firmowymi we wszystkich jej obszarach. Współczesne systemy, np. enova365 posiadają rozbudowane funkcjonalności, dedykowane np. dla księgowości, handlu, działu HR czy linii produkcyjnych. Po wdrożeniu takiego oprogramowania wszyscy pracownicy firmy otrzymują codzienne narzędzie pracy, dostosowane do charakterystyki ich stanowisk.

Co istotne, dzięki modułowej konstrukcji możliwe jest rozszerzanie funkcjonalności o kolejne elementy, zgodnie z potrzebami przedsiębiorstwa – np. o moduł analityczny Business Intelligence, integracje z platformami e-commerce czy rozwiązania dedykowane do zarządzania aktywami.

 

ERP z myślą o aktywach

Jakie funkcjonalności, służące do zarządzania majątkiem znajdziemy w systemie ERP? Polskie oprogramowanie enova365, rozwijane przez spółkę Soneta, zawiera następujące moduły, opracowane z myślą o aktywach firmy:

  • Księga inwentarzowa – pozwala na prowadzenie ewidencji majątku przedsiębiorstwa z pełną rejestracją wszystkich zdarzeń. Automatyzuje operacje, wykonywane na aktywach. Co istotne, korzystając z funkcji terminarza mamy możliwość planowania zadań konserwacyjnych, np. przeglądów technicznych. Ponadto posiada możliwość łączenia środków w zestawy, co jest istotną funkcjonalnością dla wszystkich, poszukujących oprogramowania do zarządzania aktywami.
  • Wypożyczalnia – umożliwia ewidencję przedmiotów, które zostały wypożyczone wraz z możliwością generowania dokumentów o ich stanie, dostępem do historii napraw i tworzenia zleceń serwisowych.
  • Zarządzanie odzieżą roboczą – pozwala na ewidencjonowanie odzieży i wyposażenia pracownika oraz zarządzanie okresem jej użytkowania. Moduł umożliwia definiowanie zestawów dla konkretnych stanowisk pracy.

Jak możemy zauważyć, już moduł Księgi inwentarzowej enova365 w dużej mierze pokrywa najważniejsze operacje, wykonywane na majątku trwałym firmy. W połączeniu z innymi rozwiązaniami i funkcjonalnościami (np. Workflow) enova365 może pokryć zapotrzebowanie na wszystkie funkcje, typowe dla systemu EAM.

 

Szersze horyzonty

Co przemawia za wyborem systemu ERP w miejsce EAM? Niewątpliwym plusem jest jego skalowalność. Nawet, jeśli w tym momencie poszukujemy wyłącznie oprogramowania z funkcją zarządzania majątkiem, wraz z rozwojem te potrzeby mogą się rozszerzyć, np. o obsługę kadrowo-księgową, rozbudowany CRM czy rozwiązanie do zarządzania magazynem. Wówczas nie trzeba zmieniać całej struktury IT – wystarczy poszerzyć licencję o niezbędne moduły.

Co więcej, dzięki dużej elastyczności systemu enova365, możliwe jest dopasowanie instalacji do wymagań Klienta. Proces wdrożenia systemu ERP do przedsiębiorstwa pozwala na zdefiniowanie potrzeb i precyzyjne dopasowanie funkcji systemu do charakterystyki firmy, przez co dla każdej z osobna będzie posiadał unikatową konfigurację.

Cyfrowe narzędzia do zarządzania aktywami z pewnością przydadzą się księgowemu i pracownikom administracyjnym. Jeśli jednak chcemy wykorzystać cały potencjał, który tkwi w oprogramowaniu dla biznesu, warto rozważyć wdrożenie wieloobszarowego systemu ERP w miejsce EAM.

*Eurostat, „Integration of internal processes; enterprises who have ERP software package to share information between different functional areas”, ostatnia aktualizacja 31.01.2020.