E-sprawozdania finansowe – jak się do nich przygotować

15.02.2019

1 października 2018 r. weszły w życie zmiany w ustawie o rachunkowości. Firmy działające na terenie Polski i ewidencjonujące transakcje przy pomocy ksiąg rachunkowych muszą teraz odpowiednio dostosować swoje procesy i systemy do obecnie obowiązujących wymogów. Przygotowaliśmy kompendium wiedzy na temat wprowadzonych zmian. Przeczytaj koniecznie!

Co się zmieniło w firmowej sprawozdawczości po zmianie przepisów?

Ministerstwo Finansów wprowadziło nowy sposób przygotowywania i składania rocznych sprawozdań finansowych do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Nowelizacja ustawy wprowadziła obowiązek sporządzania sprawozdań w formie elektronicznej oraz opatrywania ich kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Kto podlega nowemu obowiązkowi?

Zgodnie z nowymi zasadami, obowiązkiem składania e-sprawozdań finansowych objęte są:

- jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnych z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR). Wysyłają one e-sprawozdania do KRS,

- podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego. Wysyłają oni e-sprawozdania do KAS.

Ważne daty

Sprawozdanie finansowe za 2018 rok musi zostać przygotowane w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego (najpóźniej do 31 marca 2019 r.).

Organ zatwierdzający danej jednostki musi zatwierdzić sprawozdanie finansowe, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli maksymalnie do 30 czerwca 2019 r.

W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, ale nie później niż do 15 lipca 2019 r., kierownik jednostki składa do KRS roczne sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej wraz z załącznikami.

Zobacz infografikę

Jak wyglądają elektroniczne sprawozdania finansowe?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, każdy wymieniony poniżej dokument musi być przygotowany w wersji elektronicznej:

- roczne sprawozdanie finansowe,

- sprawozdanie z działalności,

- sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,

- opinia biegłego rewidenta/sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego,

- skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe,

- sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej,

- sprawozdanie z działalności jednostki dominującej,

- skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.

Elektroniczne sprawozdanie finansowe sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej.

Powinno ono posiadać pełne zestawienia księgowe (tj. bilans, rachunek zysków i strat, cash flow przedsiębiorstwa) oraz informacje opisowe niezbędne do zrozumienia sprawozdania (w ich skład wchodzi m.in. opis stosowanej polityki rachunkowości, czy informacje o zobowiązaniach firmowych).

Jak tworzyć elektroniczne sprawozdania finansowe?

Elektroniczne sprawozdania finansowe zgodnie z nowymi przepisami należy przygotować i wysłać w postaci pliku xml. Jest to uniwersalny język znaczników przeznaczony do reprezentowania różnych danych w strukturalizowany sposób.

E-sprawozdania posiadają ustaloną przez Ministerstwo Finansów strukturę, dlatego też ich przygotowanie wymaga pomocy odpowiednich narzędzi. Narzędziami tymi są m.in. systemy ERP, które umożliwiają wygenerowanie gotowych zestawień księgowych, uzupełnienie ich o odpowiednie opisy i podpisanie.

Jednym z systemów ERP pozwalającym w wygodny sposób przygotować dokumenty zgodne z nowymi przepisami jest enova365. Pozwala ona wygenerować wymaganą przepisami i akceptowaną przez KRS i KAS strukturę e-sprawozdania.

Rodzaje sprawozdań obsługiwane przez enova365 dotyczą dokumentów, które mają być przygotowane przez jednostki:

- mikro,

- małe, korzystające z uproszczeń odnoszących się do sprawozdania finansowego,

- organizacje pozarządowe, o których mowa w art. 3 ust. 2 Ustawy z dnia 24.04.2003 r. o działalności pożytku publicznego,

- inne niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji.

Do e-sprawozdania można dołączać załączniki np. jpg, doc, pdf. W bazie danych enova365 przechowywane będą wszystkie wygenerowane e-sprawozdania wraz z załącznikami, a także pliki z podpisami elektronicznymi do e-sprawozdań. Udostępniony zostanie wydruk sprawozdania, dzięki któremu będzie można uzyskać podgląd dokumentu i zobaczyć, co się podpisuje.

Wybór odpowiedniego oprogramowania jest więc niezwykle ważny i usprawni pracę w firmie. enova365 umożliwia pełną kontrolę nad wysyłaną dokumentacją oraz znacząco skraca czas realizacji procesu wysyłki sprawozdania. Dodatkowo nie jest potrzebna specjalistyczna, techniczna wiedza, aby odczytać sporządzone dokumenty.

 

Dowiedz się jeszcze więcej i przetestuj e-sprawozdania